Najčešće greške u izradi putnog naloga i kako ih izbjeći

Među brojnim dokumentima o kojima tvrtke moraju voditi računa, jedan koji često zadaje glavobolju, i zaposlenicima i poduzetnicima, je putni nalog. Iako se na prvu čini kao jednostavan posao, izrada putnog naloga, a kasnije i putnog obračuna, često rezultira prekršajima.

Mnogih smo nesvjesni ili ih napravimo potpuno nenamjerno, ali to ne umanjuje kasniju moguću kaznu za krivo ispunjene dokumente. Da kazni ima mnogo, svjedočimo i brojnim medijskim natpisima o pojedinim tvrtkama koje su platile cijenu neispravnih ili nevjerodostojnih putnih naloga.

Zanimalo nas je stoga koje su to greške koje poduzetnici često rade te kako pravilno voditi putnu dokumentaciju bez izlaganja riziku. Odgovore nam je dala Dajana Bakić Pinoza, direktorica knjigovodstvenog servisa Pin Scriptum.

Putni nalog vs Putni obračun – što je što?

Koja je razlika između putnog naloga i putnog obračuna ?

Dajana:  To su zapravo dokumenti koji se nadopunjuju. Putni nalog poslodavac izdaje zaposleniku prije odlaska na službeni put, dok putni obračun zaposlenik podnosi nakon povratka sa službenog puta. Time je putni obračun sastavni dio putnog naloga i u njemu su iskazani podaci o dnevnicama, troškovima prijevoza i ostalim troškovima.

Što treba sadržavati putni nalog, a što putni obračun?

Sadržaj putnog naloga i putnog obračuna utvrđen je Pravilnikom o porezu na dohodak, čl. 8. stavak 2. Treba napomenuti kako Zakonom nije utvrđen sam oblik ovih dokumenata tako da tvrtke mogu odrediti same njihov vizualni izgled u čemu im svakako mogu pomoći programi sa već definiranim obrascima.

Dajana: Putni nalog treba sadržavati nadnevak izdavanja, ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje putuje, svrhu i vrijeme trajanja putovanja, podatke o prijevoznom sredstvu (ukoliko se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku) te potpis ovlaštene osobe koja je izdala putni nalog. Putni obračun sadržava vrijeme polaska na put, vrijeme povratka s puta, potpis ovlaštene osobe, obračun troškova, likvidaciju obračuna te izvješće s puta.

Koje se greške najčešće događaju?

Prva greška – krivo obračunate dnevnice

Jedna od čestih pogrešaka koje se poduzetnicima događaju je evidencija dnevnica kod kojih se krivo obračunavaju dani i sati provedeni na službenom putu. Automatizirani unos kroz aplikaciju koja bilježi točno vrijeme i vrši obračun dnevnica velika je pomoć pri izbjegavanju ove greške. Važno je da obračun bude u skladu s propisima i pokazuje stvarno nastale parametre. Za priznavanje jedne tuzemne dnevnice do propisanog iznosa od 200 kn, zaposlenik mora biti više od 12 sati na službenom putu, dok za priznavanje 50% dnevnice potrebno je izbivati od 8 do 12 sati.

Dajana: Kod obračuna inozemnih dnevnica uzima se u obzir vrijeme prelaska preko granice RH i od tog trenutka obračunava se dnevnica propisana za stranu državu u koju se putuje. Za svako proputovanje kroz stranu državu koje traje duže od 12 sati obračunava se dnevnica za tu državu, a ako je manje od 12 sati obračunava se dnevnica za vrijeme provedeno u sljedećoj državi. Dnevnice služe za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje. Dakle, ukoliko radnik ima osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice  koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30%, odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera). U situaciji kada je doručak uračunat u cijenu noćenja smatra se ukupnim troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom.

Druga greška – nepotpuno izvješće sa službenog putovanja

Da bi putni obračun bio u skladu s propisima, mora sadržavati potpuno izvješće sa službenog putovanja koje podnosi zaposlenik. Mnoge kazne izrečene su upravo zbog ovog stavka jer često nedostaju računi za iskazane troškove ili nedostaje sam izvještaj s putovanja. Mudro je stoga unificirati popunjavanje putnih dokumenata kako se zaposleniku ne bi dogodilo da preskoči određeno polje. Također, dostupna su rješenja u vidu aplikacije kojom zaposlenik slika račun čim on nastane te se time izbjegava mogućnost gubitka dokaza.

Dajana: Da bi zaposlenik vjerodostojno dokazao troškove nastale na službenom putu,  prema Pravilniku o porezu na dohodak potrebno je priložiti: račune za cestarine, račune za parking, putne karte, račune za smještaj i drugo.

Treća greška – krivi podaci na obračunu

Vrlo često se događa da zaposlenici naknadno unose podatke o kilometrima čime je mogućnost krivog unosa veća, osobito ukoliko je zaposlenik imao nekoliko različitih destinacija na kojima je boravio. Ovo vam možda neće inspekcija primijetiti, ali će vaša interna evidencija biti kriva pa time i moguće odluke koje donosite. Pomoći će ako zaposlenik ima aktivnu aplikaciju koja bilježi stvarno vrijeme i prijeđene kilometre u trenutku kada nastaju. Nadalje, svi putni nalozi moraju imati ispravan redni broj pa svakako pripazite da se brojevi ne dupliciraju ili ne preskaču.

I za kraj, ne zaboravite na Poreznu upravu. Za sve putne naloge predaje se JOPPD obrazac i to do 15. u mjesecu za isplaćene putne naloge u prethodnom mjesecu.