Kako napisati učinkovitu politiku putnih troškova?

Politika putnih troškova treba zaposlenicima olakšati praćenje putnih pravila i procedura, vezanih za planiranje puta kao i za same nadoknade troškova. Samim time pisanje učinkovite politike predstavlja nezgodan zadatak. Svi znamo da se putovanja rijetko odvijaju prema planu. Događaju se otkazani letovi, kvarovi na vozilu, problemi u hotelu ili se nenadano potroši znatna količina novca u skupim restoranima.

Ako ćemo na troškove putovanja gledati kao skup varijabli koje je nemoguće kontrolirati, postavlja se pitanje da li je vrijedno trošiti vrijeme na stvaranje politika putnih troškova?

Svi gore navedeni scenariji glavni su razlog zašto politike MORAJU postojati.

U slučaju da politike nisu definirane, na koji način tvrtka može kontrolirati dodatne troškove ako nema raspisane smjernice o vrstama automobila koje zaposlenici mogu unajmiti?

Dok mnoge velike tvrtke imaju politike putnih troškova, manje tvrtke često ne pridaju tome veliku pažnju.  Ipak, čak i ako posjedujete tvrtku s četiri zaposlenika koji putuju samo dvaput godišnje, trebali biste razmisliti o stvaranju politike. Važno je stvoriti politiku putnih troškova koja će biti jednostavna za praćenje, pomagati u kontroli troškova, ali i zadovoljavati potrebe zaposlenika.

Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima mora pružati:

  • Organiziran postupak rezervacije putovanja
  • Jednostavan postupak nadoknade troškova
  • Uštedu
  • Sigurnost od prijevara
  • Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Politike putnih troškova mogu se razlikovati ovisno o ciljevima tvrtke, putovanjima i kulturi tvrtke. Donosimo nekoliko savjeta koji će tvrtkama svih veličina pomoći stvoriti učinkovitu politiku putnih troškova.

Tko treba biti uključen?

Prilikom oblikovanja politika putnih troškova važno je, osim očitih sudionika, uključiti i druge ključne sudionike unutar tvrtke.

  • Financije i računovodstvo – trebaju znati da se troškovi zaposlenika ispravno prate i paziti da se vrši kontrola ove velike kategorije rashoda.
  • Operacije – uključite osobu koja ima široko znanje o poslovnim procesima vaše tvrtke.
  • Ljudski resursi – uobičajeno je da se tvrtke oslanjaju na svoje HR odjele za svakodnevno upravljanje putovanjima.

Posljednje, ali ne i najmanje važno, savjetujte se sa zaposlenicima koji često putuju jer oni mogu najviše utjecati na krajnji produkt, te vam pomoći u detekciji bolnih točki u samom procesu.

Što trebate znati unaprijed?

Definirajte ciljeve

Odredite prioritete i fokusirajte se na njih. Ne odustajte u startu zbog kompleksnosti provedbe.

Evo nekoliko mogućih ciljeva:

  • Smanjiti troškove putovanja
  • Povećati virtualne sastanke
  • Osigurati bolje cijene hotela
  • Poticati angažman preferiranih dobavljača
  • Smanjiti naknade za putničke agencije
  • Povećati korištenje online rezervacija
  • Ubrzati postupak isplate troškova
  • Ponuditi zaposlenicima veći broj opcija rezerviranja letova i hotela

Upoznajte troškove

Pregledajte nastale troškove putovanja kako biste saznali strukturu svojih putnih troškova, te odgovorili na pitanja  “tko”, “što”, “gdje” i “kada”.

Tko? – Detektirajte zaposlenike koji najviše putuju kako bi vam mogli pomoći oko definiranja politika, a ujedno i osigurati pridržavanje istih prilikom implementacije. Ovaj podatak također je bitan ako politike putnih troškova planirate oblikovati na temelju specifičnosti odjela ili radnih mjesta.

Što? – Kako bi dobili osjećaj gdje možete postići uštede, morate znati i strukturu troškova. Saznajte koju vrstu smještaja zaposlenici najčešće odabiru, na koji način vrše rezervacije, koje prijevozno sredstvo koriste…

Gdje? – Kako bi dobili jasnu sliku trenutnih troškova bitno je da znate gdje su oni nastali. Troškovi putovanja razlikuju se od države do države, od grada do grada. Potrebno je uočiti lokaciju glavnih troškova, te sukladno odredištu izraditi smjernice. Na primjer, sastavite popis preporučenih hotela u određenom gradu.

Kada? – Last minute putovanja su nezaobilazna ali su skupa. Politikama putnih troškova potičite da se rezervacije odrađuju unaprijed, a ne u zadnji tren kako bi last minute put postao iznimka, a ne pravilo.

Koji dio poslovnog procesa pokriti

Politika treba biti jasna, jednostavna i sveobuhvatna, te pokrivati svaku fazu putovanja, od rezervacije do isplate troškova. Najjednostavniji način za ostvarenje navedenog je da zamislite korake koje zaposlenik treba proći kako bi organizirao putovanje, a zatim se usredotočite na rješavanje potencijalnih nedoumica.

Rezervacija  – Gdje i kako bi zaposlenici trebali rezervirati putovanje? Smiju li rezervacije vršiti sami ili unutar tvrtke postoji osoba koja to odrađuje za njih?

Plaćanje – Kako zaposlenici vrše plaćanje putnih troškova? Koliko često dobivaju predujam i u kojim situacijama? Smiju li koristiti svoje osobne kreditne kartice ili sva plaćanja moraju biti izvršena isključivo putem business kartice? Priznaju li se računi koji nisu R1? Ako da, u kojim slučajevima?

Odobrenja – Kakav je proces odobravanja putovanja? Postoje li situacije u kojima nije potrebno odobriti put?  Možda je potrebno odobravati smo duža putovanja, a putovanja ispod određenog broja kilometara mogu proći bez odobravanja.

Naknada – Kako funkcionira naknada troškova? U kojoj formi izvještaj mora biti predan? Definirajte elemente bez kojih nije moguće izvršiti naknadu. Ne zaboravite definirati vremenski rok za predaju izvještaja, počevši od dana nastanka troška.

Letovi – Definirajte kriterije za odabir letova. Većina putnika preferira direktne letove posebno ako imaju malo vremena i gust raspored, no ponekad je financijski isplativije kombinirati više letova. Također je poželjno definirati razred rezervacije ovisno o dužini leta ili trajanju samog putovanja.

Hoteli – Klasifikacije hotela cjenovno se razlikuju ovisno o njihovoj lokaciji. Tako npr. Hotel s tri zvjezdice u Berlinu lako bi mogao koštati više od hotela s pet zvjezdica u Zagrebu. S obzirom na to, mnoge tvrtke pružaju zaposlenicima popis predloženih hotela za određene destinacije.
Koji hotelski troškovi  nisu pokriveni naknadom, a koji jesu? Većina tvrtki ne pokriva troškove mini bara ili korištenje hotelske usluge kemijske čišćenja, dok priznati troškovi mogu biti hotelski parking ili trošak kasne odjave iz hotela.

Rent a car – Kreirajte jasne smjernice za najam automobila. Definirajte jasna pravila o vrsti i veličini vozila, te osiguranju i politici naknade troškova goriva.

Troškovi hrane  – Jedan od najčešćih izvora nesigurnosti zaposlenicima na putovanju predstavlja naknada troškova za hranu. Obroci najčešće koštaju znatno manje od cijene leta ili hotela, ali to ne znači da vaša politika u potpunosti može zanemariti ovu kategoriju troškova. Izbjegavajte prekomjernu regulaciju i kruta pravila. Umjesto toga, stvorite skup općih smjernica koje će pružiti okvir za potrošnju na obroke, bilo da se radi o zaposlenicima ili vašim klijentima.

Kako poboljšati usklađenost


Izuzetno je važno upoznati sve djelatnike, a posebno nove članove tima, s putničkom politikom vaše tvrtke. Svi relevantni dokumenti moraju biti dostupni svima u vašoj tvrtki, bilo putem intraneta ili običnog e-maila.

Ako angažirate zaposlenike u sami proces kreiranja, te uvođenje putnih politika promovirate kao nagrađivanje poželjnog ponašanja, a ne kažnjavanje negativnog, velike su šanse da ćete izbjeći situaciju gdje će vaš e-mail o putnim politikama završiti u junk pošti.

Povremeno pitajte zaposlenike što je dobro u politikama, a što nije te vršite izmjene procesa.  Politike nemaju smisla niti ih trebate prisilno provoditi ako ne zadovoljavaju kako tvrtkine tako i potrebe zaposlenika.

2018-12-14T10:10:21+00:00