Arhiva Računovodstvo - Gooma

Trošak službenog puta: sve što morate znati na jednom mjestu

editor — Thu, 23 Sep 2021 14:12:09 +0000

Trošak službenog puta: sve što morate znati na jednom mjestu

Službeni put sastavni je dio gotovo svakog poslovnog sektora. Na godišnjoj razini, poslovnih putovanja je oko 445 milijuna! Podaci Državnog zavoda za statistiku o putovanjima prije 5 godina pokazuju da su Hrvati godišnje ostvarili 784 tisuće poslovnih putovanja, a 2019. godine taj broj je narastao do 837 tisuća. Zbog rastućih potreba za izgradnjom što šire mreže kontakata, pretpostavka je da će taj broj svake godine samo rasti. Upravo je zato bitno znati izračunati i unaprijed predvidjeti trošak službenog puta.

Što znači i uključuje službeno putovanje

Poslovno putovanje je put koji se čini iz profesionalnih razloga, a može biti odlazak na kongres, konferencije, sastanke, sajmove, edukacije i drugo. U poslovna putovanja ne ulaze svakodnevna lokalna putovanja ili laički rečeno „pos’o-kuća-kuća-pos’o“. Kako bi službeni put bio zakonski definiran, poslodavac zaposleniku izdaje putni nalog koji sadrži ime i prezime osobe, mjesto, svrhu i vrijeme trajanja. Također, potrebno je napraviti putni obračun. Nakon puta zaposlenik prilaže poslodavcu dokaze za sve izdatke nastale na službenom putu.

Trošak službenog puta – na što sve kao poslodavac morate misliti

Službeni put obično se planira unaprijed te je rijetko kada iznenadan. Organizacija se provodi na razne načine. Neki si pomažu aplikacijama za poslovno putovanje i uštede si vrijeme. Drugi danima proučavaju ponudu (hotele, restorane i načine prijevoza). A treća vrsta poslodavaca (njih čak pola prema istraživanju Egencia organizaciju prepusti zaposleniku.

S obzirom da skoro dvije trećine milenijalaca sami sebi organiziraju smještaj bez obzira na poslodavca, vjerujemo kako većini zaposlenih odgovara imati stvari u svojim rukama. U svakom slučaju, pametno je imati definiranu poslovnu politiku, odnosno pravila o službenim putovanjima. Čak 60% poduzeća ih ima. Na taj se način povećava učinkovitost puta, smanjuje mogućnost velikih nepotrebnih troškova i stvara okvirni raspon izdataka.

Dnevnice

Sastavni dio poslovnog putovanja su i dnevnice. To su novčane naknade za troškove službenog puta koje uključuju prehranu, piće i prijevoz, a definirane su Pravilnikom o izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dohodak. Za putovanja u Hrvatskoj dnevnica je neoporeziva i iznosi 200,00kn, dok je za inozemstvo određena prema državi gdje se ide na službeni put. Ako je na putovanju osiguran jedan obrok, neoporeziv dio dnevnice se umanjuje za 30%, a ukoliko je osigurana npr. ručak i večera, dnevnica se umanjuje za 60%.

Jedan od najvažnijih kriterija za isplatu dnevnica je vrijeme trajanja službenog puta. Ukoliko je put dulji od 12 sati, isplaćuje se puni iznos, a ukoliko je između 8 do 12 sati, isplaćuje se pola dnevnice. U slučaju duljih putovanja, računa se broj sati. Jednom kad se savlada, obračun dnevnica nije znanstvena fantastika, no nažalost ukoliko se radi ručno zahtjeva svima dragocjeno vrijeme.

Hotel ili hostel, vila ili soba?

Situacije u kojima zaposlenik ima mogućnost samostalne organizacije puta mogu biti olakšavajuće za poslodavca, no i rizične za trošak. Ako poduzeće nema definiranu politiku, trošak poslovnog putovanja može se popeti do više tisuća kuna za dva dana puta. Na Bookingu možete pronaći smještaje gdje je noćenje i do 300 eura, no prosječne cijene pristojnih hotelskih soba kreću se od 50 do 70 eura, ovisno o mjestu boravka. Naravno, ako tražite apartmane, proći ćete još jeftinije.

Ipak, imajte na umu da je vaš zaposlenik otišao obaviti posao koji mora, a ne na godišnji odmor koji je želio. Pobrinite se da mu je udobno i da se osjeća cijenjeno. Također, s obzirom da se trošak smještaja utvrđuje prema računu i tako isplaćuje, nagrađujte djelatnike koji se u samostalnoj organizaciji smještaja drže prosječnih cijena smještaja.

Prehrana i obroci

U prethodnom djelu teksta opisali smo izračun prehrane i dnevnica, no statistika pokazuje kako se čak četvrtina ukupnog troška poslovnog putovanja odnosi na hranu. Upravo zato savjetujemo da se biraju hotelski smještaji s uračunatim obrocima. Razgovarajte s zaposlenikom te ustanovite prihvatljive iznose za poslovne večere s partnerima. Osim toga, napomenite da je potrebno sačuvati sve račune.

Prijevoz

Čak 81% zaposlenih vozi osobni automobil na službeni put. Ponekad je to zbog osobne želje, osjećaja poznatog i lakšeg snalaženja. Ponekad je to jer tvrtka ne posjeduje službeni automobil. U slučaju putovanja osobnim vozilom, gleda se prijeđena kilometraža koja se množi s 3,00 kn po kilometru. Također, na putnom nalogu je potrebno navesti da je osobni automobil dozvoljen te njegovu marku i registracijsku oznaku. Kod službenog se vozila trošak utvrđuje po računima za cestarinu, parking i slično.

Ako je prijevozno sredstvo avion, vlak ili drugi oblik prijevoza, poslodavac isplaćuje iznos po računu.

Put prošao, trošak došao

Ukupni trošak službenog putovanja i mogućnost pogreške njegovog izračuna povećava se brojem zaposlenika i brojem službenih putovanja godišnje. Kako biste sebi i svojem timu smanjili stres, brigu oko putnih naloga, prikupljanja računa i obračuna svih troškova, savjetujemo da pogledate poslovna rješenja koja sve to mogu učiniti za vas. Osim toga, sustav za management službenih putovanja poput GOOMA sustava omogućuje vam i detaljnu analitiku troškova i pregled putovanja iz koje se može svašta naučiti.

Optimizirajte trošak službenog puta i posvetite se sklapanju novih poslovnih dogovora i veza. Nema potrebe da se uzrujavate oko drugih stvari. Kontaktirajte nas već danas!

Objava Trošak službenog puta: sve što morate znati na jednom mjestu pojavila se prvi puta na Gooma.

Greške u putnim nalozima i kako ih izbjeći

editor — Wed, 28 Oct 2020 09:00:09 +0000

Greške putnim nalozima i kako ih izbjeći

Zanimalo nas je stoga koje su to greške u putnim nalozima koje poduzetnici često rade te kako pravilno voditi putnu dokumentaciju bez izlaganja riziku.

Odgovore nam je dala Dajana Bakić Pinoza, direktorica knjigovodstvenog servisa Pin Scriptum.

Među brojnim dokumentima o kojima tvrtke moraju voditi računa, jedan koji često zadaje glavobolju, i zaposlenicima i poduzetnicima, je putni nalog. Iako se na prvu čini kao jednostavan posao, izrada putnog naloga, a kasnije i putnog obračuna, često rezultira prekršajima.

Mnogih smo nesvjesni ili ih napravimo potpuno nenamjerno, ali to ne umanjuje kasniju moguću kaznu za krivo ispunjene dokumente. Da kazni ima mnogo, svjedočimo i brojnim medijskim natpisima o pojedinim tvrtkama koje su platile cijenu neispravnih ili nevjerodostojnih putnih naloga.

Putni nalog vs Putni obračun – što je što?

Koja je razlika između putnog naloga i putnog obračuna ?

Dajana: To su zapravo dokumenti koji se nadopunjuju. Putni nalog poslodavac izdaje zaposleniku prije odlaska na službeni put. Putni obračun zaposlenik podnosi nakon povratka sa službenog puta. Time je putni obračun sastavni dio putnog naloga i u njemu su iskazani podaci o svim troškovima puta.

Što treba sadržavati putni nalog, a što putni obračun?

Sadržaj putnog naloga i putnog obračuna utvrđen je Pravilnikom o porezu na dohodak, čl. 8. stavak 2. Treba napomenuti kako Zakonom nije utvrđen sam oblik ovih dokumenata tako da tvrtke mogu odrediti same njihov vizualni izgled. U tome im svakako mogu pomoći programi sa već definiranim obrascima.

Dajana: Putni nalog treba sadržavati nadnevak izdavanja, ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje putuje, svrhu i vrijeme trajanja putovanja. Isto tako mora sadržavati podatke o prijevoznom sredstvu (ukoliko se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku) te potpis ovlaštene osobe koja je izdala putni nalog.

Putni obračun sadržava vrijeme polaska na put, vrijeme povratka s puta, obračun troškova,te izvješće s puta. Uz navedeno mora imati i likvidaciju obračuna te potpis ovlaštene osobe.

Koje se greške u putnim nalozima najčešće događaju?

Prva greška – krivo obračunate dnevnice

Jedna od čestih grešaka u putnim nalozima je evidencija dnevnica kod kojih se krivo obračunavaju dani i sati provedeni na službenom putu. Automatizirani unos kroz aplikaciju koja bilježi točno vrijeme i vrši obračun dnevnica velika je pomoć pri izbjegavanju ove greške. Važno je da obračun bude u skladu s propisima i pokazuje stvarno nastale parametre. Za priznavanje jedne tuzemne dnevnice do propisanog iznosa od 200 kn, zaposlenik mora biti više od 12 sati na službenom putu. Za priznavanje 50% dnevnice potrebno je izbivati od 8 do 12 sati na putu.

Dajana: Kod obračuna inozemnih dnevnica uzima se u obzir vrijeme prelaska preko granice RH. Od tog trenutka obračunava se dnevnica propisana za stranu državu u koju se putuje. Za svako proputovanje kroz stranu državu koje traje duže od 12 sati obračunava se dnevnica za tu državu. Ako je manje od 12 sati obračunava se dnevnica za vrijeme provedeno u sljedećoj državi.

Dnevnice služe za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje. Dakle, ukoliko radnik ima osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice umanjuje se za 30%. Ukoliko su osigurana dva obroka (ručak i večera) umanjuje se za 60%.

U situaciji kada je doručak uračunat u cijenu noćenja, smatra se ukupnim troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom.

Druga greška – nepotpuno izvješće sa službenog putovanja

Da bi putni obračun bio u skladu s propisima, mora sadržavati potpuno izvješće sa službenog putovanja koje podnosi zaposlenik. Mnoge kazne izrečene su upravo zbog ovog stavka jer često nedostaju računi za iskazane troškove ili nedostaje sam izvještaj s putovanja.

Mudro je stoga unificirati popunjavanje putnih dokumenata kako se zaposleniku ne bi dogodilo da preskoči određeno polje. Također, dostupna su rješenja u vidu aplikacije kojom zaposlenik slika račun čim on nastane te se time izbjegava mogućnost gubitka dokaza.

Dajana: Da bi zaposlenik vjerodostojno dokazao troškove nastale na službenom putu, prema Pravilniku o porezu na dohodak potrebno je priložiti: račune za cestarine, račune za parking, putne karte, račune za smještaj i drugo.

Treća greška – krivi podaci na obračunu

Vrlo često se događa da zaposlenici naknadno unose podatke o kilometrima čime je mogućnost krivog unosa veća. Ova situacije se osobito događa ukoliko je zaposlenik imao nekoliko različitih destinacija na kojima je boravio. Ovo vam možda neće inspekcija primijetiti, ali će vaša interna evidencija biti kriva pa time i moguće odluke koje donosite. Pomoći će ako zaposlenik ima aktivnu aplikaciju koja bilježi stvarno vrijeme i prijeđene kilometre u trenutku kada nastaju.

Nadalje, svi putni nalozi moraju imati ispravan redni broj pa svakako pripazite da se brojevi ne dupliciraju ili ne preskaču.

I za kraj, ne zaboravite na Poreznu upravu.

Za sve putne naloge predaje se JOPPD obrazac i to do 15. u mjesecu za isplaćene putne naloge u prethodnom mjesecu.

Objava Greške u putnim nalozima i kako ih izbjeći pojavila se prvi puta na Gooma.

Obračun dnevnica – vodič za poslodavce

editor — Fri, 29 Nov 2019 15:15:22 +0000

Obračun dnevnica – vodič za poslodavce

Kada je 1. rujna 2019. godine na snagu stupio Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dohodak, putni nalozi i obračun dnevnica dodatno su zbunili mnoge poslodavce.

Što se sve smatra troškom dnevnice, u kojim slučajevima se dnevnica umanjuje te kakve je promjene donio novi Pravilnik? Upravo kako bi pomogli vlasnicima tvrtki, odlučili smo izraditi vodič za obračun dnevnica kojim ćemo odgovoriti na neka od njihovih najčešćih pitanja

Što (ni)je trošak dnevnice?

Vrlo jednostavno pitanje koje i dalje zbunjuje mnoge poduzetnike. Da bi ga objasnili, krenimo od osnova; što je dnevnica? Dnevnica je novčana naknada zaposleniku koja pokriva troškove prehrane, pića i prijevoza u mjestu na kojem boravi tijekom službenog putovanja. Za ove troškove radnik nije obavezan priložiti račune kako bi opravdao dnevnicu.

Svakako treba napomenuti da se dnevnica ne odnosi na trošak smještaja, koji predstavlja zaseban izdatak na službenom putovanju. U trošak smještaja uključen je i doručak zaposlenika koji boravi na službenom putu, a naknadno ćemo objasniti zbog čega je ovo važno.

Obračun dnevnica 2019: Tko ima pravo na dnevnicu?

Postoje dva osnovna kriterija za utvrđivanje tko ima pravo na isplatu dnevnice, a to su udaljenost i trajanje službenog putovanja. Što to znači? Kako bi mu bila isplaćena dnevnica, zaposlenik mora biti upućen na poslovni put koji je udaljen najmanje 30 kilometara od mjesta rada, prebivališta ili boravišta. Kada je riječ o trajanju službenog putovanja, postoje različita pravila za ona unutar zemlje i u inozemstvu.

Putovanje unutar RH:

puna dnevnica = više od 12 sati
pola dnevnice = 8-12 sati

Inozemno putovanje:

puna dnevnica = svaka 24 sata provedena na službenom putu i ostatak duži od 12 sati putovanje kraće od 24 sata, ali duže od 12 sati

pola dnevnice = ostatak vremena od 8 do 12 sati putovanje koje traje više od 8, a manje od 12 sati

Dnevnica na inozemnom putovanju se obračunava od sata prelaska hrvatske granice prilikom odlaska na službeni put, odnosno do sata prelaska granice RH kod povratka sa putovanja. Ako se radi o inozemnom službenom putovanju avionom, dnevnica se obračunava od polaska leta iz zračne luke u Hrvatskoj, odnosno do sata povratka aviona u hrvatsku zračnu luku.

Osigurani obroci i umanjenje dnevnica

Iz iskustva znamo da je obračun dnevnica koje uključuju osigurane obroke ponekad prava gnjavaža za poslodavce. Istina, kada je na službenom putu osigurana besplatna prehrana obračun dnevnica postaje složeniji, ali ne i nemoguć postupak. Objasnit ćemo to na primjeru situacija s kojima se susreću naši klijenti.

Dakle, dnevnica je novac namijenjen zaposleniku za potrebe hrane, pića i prijevoza u mjestu na koje je poslan službenim putovanjem. Ako mu poslodavac osigura ručak ili večeru, logično je da se iznos dnevnice umanji. Stoga, ako je poslodavca osigurao jedan obrok, što može biti ručak ili večera, iznos dnevnice se umanjuje za 30 posto. Ako je osigurao dva obroka, dnevnica će se umanjiti za 60 posto.

Vrlo često pitanje naših klijenata je što sve podrazumijeva osigurana prehrana? Jedan od najčešćih slučajeva je kada su ručak i/ili večera sastavni dio cijene kotizacije za seminare, predavanja i stručna savjetovanja. Osim toga, obrok može biti uračunat i u cijenu avionske karte (što se odnosi samo na letove s prekidima) ili karte za putovanje brodom.

Iznos dnevnice se umanjuje i kada su ručak i/ili večera plaćeni sredstvima reprezentacije poslodavca. Upravo ovdje poslodavci najčešće griješe, jer ne umanjuju iznos dnevnice za obroke plaćene sredstvima reprezentacije, što predstavlja prekršaj.

Evo primjera iz prakse. Recimo da je vaš prodajni predstavnik bio na dvodnevnom službenom putu za što će dobiti naknadu u visini dvije pune dnevnice. Ako je za to vrijeme imao 4 ručka ili večere sa novim poslovnim partnerima, i pripadajuće račune je priložio uz putni račun, njegove dnevnice se moraju umanjiti za 60 posto svaka.

Kako smo ranije naveli, ako je doručak uključen u trošak smještaja/noćenja ,ne umanjuje iznos dnevnice. No, ako zaposlenik samoinicijativno kupi doručak te želi priložiti taj račun uz putni nalog, iznos dnevnice se mora umanjiti.

Troškovi javnog prijevoza na službenom putu

Prije svega da objasnimo što se sve smatra javnim prijevozom na službenom putu. Prema aktualnom Pravilniku, to je prijevoz vlakom, autobusom, brodom ili u opravdanim slučajevima automobilom i taksijem.

Trošak javnog prijevoza koji se podmiruje iz dnevnice NE uključuje:

prvi dolazak na odredište – npr. od zračne luke do hotela ili mjesta održavanja sastanka
odlazak sa odredišta – npr. od hotela ili mjesta održavanja sastanka do aviona
vožnja između dva odredišta na službenom putu

U svim ostalim situacijama kada se zaposlenik mora koristiti javnim prijevozom na službenom putu, poput vožnje do mjesta poslovne večere/ručka sa klijentima, troškovi se podmiruju iz dnevnice.

Kako to izgleda u praksi? Recimo da zaposlenik putuje avionom na službeni put. Po dolasku na odredište uzima taksi od zračne luke na do hotela u kojem će biti smješten. Obzirom da je riječ o prvom dolasku na odredište, trošak prijevoza taksijem se ne podmiruje iz dnevnice. Nakon dolaska u hotel uzima taksi kako bi došao na mjesto održavanja poslovne konferencije.

Trošak prijevoza u ovom slučaju se podmiruje iz dnevnice. Nakon povratka u hotel, u večernjim satima ponovno taksijem odlazi na večeru sa poslovnim partnerom. Taj trošak se također podmiruje iz dnevnice. Sutradan ujutro sprema se za povratak za službenog puta i uzima taksi kako bi došao do zračne luke. Kao i u slučaju njegova dolaska na odredište, ovaj trošak se ne podmiruje iz dnevnice.

Veće dnevnice u 2019. godini

Izmjenama Pravilnika od 1. rujna ove godine, povećan je iznos dnevnica koje se isplaćuju zaposlenicima za službena putovanja. Naime, ranije ove godine maksimalni neoporezivi iznos pune dnevnice, koju je radnik mogao primiti za službeno putovanje, iznosio je 170 kuna, a polovine dnevnice 85 kuna.

Izmjenama Pravilnika, ti iznosi su povećani na maksimalnih 200 kuna za punu dnevnicu te 100 kuna za pola dnevnice. Svakako je važno naglasiti da se ove izmjene odnose na putne naloge izdane za terenski rad ili službeni unutar RH. Neoporezivi iznosi inozemnih dnevnica se i dalje isplaćuju temeljem utvrđenih propisa o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna.

Nadamo se da će vam uz naš vodič obračun dnevnica postati ipak nešto jednostavniji. Ako ipak i dalje imate bilo kakvih nedoumica, jednostavno uključite Gooma sustav i obračun putnih troškova i dnevnica prepustite nama.

Objava Obračun dnevnica – vodič za poslodavce pojavila se prvi puta na Gooma.

Inozemno službeno proputovanje sa Gooma sustavom

editor — Fri, 25 Oct 2019 19:19:54 +0000

Inozemno službeno proputovanje sa Gooma sustavom

Pitate se kako obračunati dnevnice za inozemno službeno proputovanje? Niste sigurni kako pravilno izračunati sate provedene u drugoj zemlji? Svima koji su ikada išli na službeni put dobro je poznata problematika računanja sati i dnevnica. Pogotovo ako ste proputovali kroz više zemalja i u svakoj se pomalo zadržali. Da, ovakvi izračuni mogu biti vrlo komplicirani i naporni. Upravo zato, donosimo vam primjer i pojašnjenje kako ispravno obračunati inozemne dnevnice na proputovanju kroz nekoliko zemalja.

Inozemni putni nalog

Za primjer ćemo uzeti zaposlenika koji je upućen na službeni put iz Zadra u Stuttgart i to na tjedan dana u svrhu edukacije. Za potrebe ove priče nazvat ćemo ga Krešo. Edukacija traje tri dana, ali Krešo će odlazak na put iskoristiti da usput održi sastanke sa klijentima u Sloveniji i Austriji, gdje će provesti po jedan dan.

Dakle, na putni nalog će unijeti sljedeće podatke:

Zadar – Stuttgart – Zadar, 13.10. – 19.10.

Krešo će koristiti službeno vozilo, a svrha putovanja je edukacija.

Na svom putovanju zaustavit će se na dvije lokacije u Sloveniji i Austriji, ali krajnje odredište je Stuttgart. Kreće na put u nedjelju poslijepodne kako bi navečer stigao do Salzburga. Tamo ima zakazan sastanak za ponedjeljak ujutro, a nakon toga kreće prema Stuttgartu. Edukacija se održava od utorka do četvrtka. U petak ujutro nastavlja put iz Stuttgarta prema Ljubljani gdje ima sastanak. Nakon sastanka prespavat će u glavnom gradu Slovenije, nakon čega se u subotu vraća u Zadar.

To je ukratko itinerar našega Kreše, a sada da vidimo brojeve…

Izračun inozemne dnevnice

Prvo ćemo izračunati koliko je sati Krešo proveo na putu i koliko od toga u svakoj državi.

Iz Zadra je krenuo u 13:00h, u Sloveniju je ušao u 16:30h, a u Austriju u 19:00h. U Salzburg je stigao oko 21:30h. U Hrvatskoj i Sloveniji je proveo ukupno 6 sati, čime nije ostvario pravo na dnevnicu, a obzirom da je to manje i od 8 sati, nije ostvario pravo ni na pola dnevnice.

Međutim, Krešo se zadržao u Salzburgu do 11:00h sutradan, što je ukupno 16 sati. Time je ostvario pravo na naknadu jedne dnevnice u iznosu od 70 EUR, što je zakonom određen iznos dnevnice za Austriju.

Sada su nam ona 2,5 sata putovanja kroz Sloveniju, ostala „visjeti u zraku“. Što ćemo s njima? Dodat ćemo ih satima provedenima u Austriji. Zašto? Zato što u 7. članku zakona, točka broj 18 kaže da se svako vrijeme provedeno u stranoj državi, a kraće od 8 sati, obračunava u idućoj državi u kojoj je provedeno najmanje 12 sati. Sada je ukupan zbroj u Austriji 18,5 sati, čime Krešo i dalje ima pravo na jednu dnevnicu.

U Njemačkoj je proveo ukupno 96,5 sati. Dobiveni zbroj je potrebno podijeliti sa 24, što iznosi 4. Dakle, Krešo je ostvario pravo na naknadu za ukupno četiri dnevnice u iznosu od 70 EUR, koliko iznosi određena dnevnica za Njemačku.

Pitate se zašto smo zbrojili samo sate iz Slovenije, ali ne i iz Hrvatske? Zato što isti zakon kaže da se tuzemni sati ne mogu dodati inozemnim satima, ali se inozemni dodaju tuzemnima.

Jasno i jednostavno, zar ne? Odlično, idemo dalje!

Povratak

U petak oko 7:30h Krešo je napustio Stuttgart i krenuo prema Ljubljani, gdje ga očekuje drugi sastanak. U Austriju je ušao oko 11:30, a u Sloveniju oko 13:30, te je oko 14:30 sati stigao u Ljubljanu. U Hrvatsku je ušao u subotu u 10:00h, a u Zadar je stigao u 13:00h.

Krenimo redom: Obzirom da je u Sloveniji proveo ukupno 20,5 sati ostvario je pravo na naknadu jedne dnevnice u iznosu od 50 EUR, što je propisana dnevnica za Sloveniju. Krešo se i provezao kroz Austriju, za što mu je trebalo 2 sata, a ti će se sati također pribrojiti satima provedenima u Sloveniji. Prema tome, Krešo je skupio 22,5 sata u Sloveniji, što je i dalje jedna dnevnica od 50 EUR.

Do povratka u Zadar, Krešo je bio u Hrvatskoj ukupno 6,5 sati, što je manje od 8, te time nije ostvario pravo na pola dnevnice u Hrvatskoj.

Obračun troškova putovanja

Krešo je od polaska do povratka tri puta točio gorivo što je ukupno koštalo 1200 HRK, te je platio cestarine i vinjete u ukupnom iznosu od 800 HRK. Platio je i tri hotela po 50, 70 i 430 EUR, te 6 reprezentacija u iznosu od 171 EUR. Sve navedene troškove potrebno je dodati ukupnom broju dnevnica.

Je li sada izračun konačno gotov? Nije, a evo i zašto. Naime, još uvijek nismo umanjili dnevnice za korištene osigurane obroke. Teško je vjerovati da Krešo nije ništa jeo 6 dana na putu, stoga ćemo reći da je koristio 6 obroka, od čega su dva ručkovi sa klijentima.

Od 7 dana koje je proveo na putu, Krešo je 6 dana koristio po jedan obrok, te je potrebno svih 6 dnevnica, na koje je ostvario pravo, umanjiti za 30%.

Gotovo? Ne. Još je potrebno preračunati eure u kune, prema tečaju HNB-a na dan obračuna putnog računa i sve to lijepo zbrojiti.

Kada se sve zbroji i oduzme, Krešo je ostvario pravo na 2082,21 HRK naknada za dnevnice + 7361,69 HRK za troškove, što je ukupno 9443,91 HRK.

Primjer poput ovoga nije jednostavan za izračun i prilično je vremenski zahtjevan. Uz to, ukoliko se odlučite na klasičnu varijantu računanja „na papiru“, budite spremni i na vrlo česte „greške u koracima“ zbog kojih cijeli postupak morate ponoviti.

Ako na to još dodate uobičajene scenarije poput izgubljenog računa od vinjete ili zaboravljenog vremena prijelaza granice, ručni obračun dnevnica i putnih troškova može postati iskustvo koje samo želite što prije zaboraviti. Upravo takve situacije su se događale i našem Kreši, sve dok nije pronašao novog putnog asistenta. Sada Gooma sustav umjesto njega automatski obračunava prijeđene kilometre, troškove i iznose dnevnica na svakom službenom putovanju. Zbog toga se Krešo može više posvetiti svome poslu, zbog čega i ide na službena putovanja.

Ne gubite više ni minutu svoga dragocjenog vremena na ovakve izračune, Preuzmite svoju besplatnu verziju Gooma sustava već danas i zaboravite na teške računice!

Objava Inozemno službeno proputovanje sa Gooma sustavom pojavila se prvi puta na Gooma.

Što je učinkovita politika putnih troškova i kako ju napisati?

editor — Mon, 22 Oct 2018 12:28:36 +0000

Kako napisati učinkovitu politiku putnih troškova?

Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja. Ipak, pisanje učinkovite putne politike velikom broju tvrtki i dalje predstavlja izazov. Zašto? Prije svega, jer se putovanja često ne odvijaju prema planu. Otkazani letovi, kvarovi na vozilu, problemi u hotelu ili neplanirani troškovi. Zvuči poznato?

Istina je. Putni troškovi zaista mogu biti skup varijabli koje je nemoguće kontrolirati. Razlog više zašto vam zaista treba politika putnih troškova. postavlja se pitanje da li je vrijedno trošiti vrijeme na stvaranje politika putnih troškova?

Što kada politika putnih troškova nije definirana?

Evo realnog primjera. Kako ćete kontrolirati dodatne troškove ako niste definirali koju klasu ili tip automobila je vašim zapolenicima dozvoljeno rentati na službenom putu? Trebaju li zaista vaši troškovi ovisiti o osobnom izboru zaposlenika? Naravno, da ne.

Bez obzira je li riječ o velikoj ili maloj tvrtki, imate li 40 ili samo 4 zaposlena, politika putnih troškova je nešto što jednostavno morate imati. Na taj način dobivate mogućnost jednostavnije pratiti i kontrolirati putne troškove, ali i voditi računa o potrebama svojih zaposlenika.

Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima mora pružati:

Organiziran postupak rezervacije putovanja
Jednostavan postupak nadoknade troškova
Uštedu
Sigurnost od prijevara
Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Politike putnih troškova mogu se razlikovati ovisno o ciljevima, putovanjima i kulturi tvrtke. Ipak, ovih nekoliko savjeta za kreiranje učinkovite politike putnih troškova, mogu se primijeniti bkod svih tvrtki.

Tko treba biti uključen?

Prilikom oblikovanja politika putnih troškova važno je uključiti ove odjele unutar vaše tvrtke;

Financije i računovodstvo – prate troškove zaposlenika i obavljaju kontrolu i nadzor ove značajne stavke rashoda
Operacije – uključite osobu koja ima široko znanje o poslovnim procesima vaše tvrtke.
Ljudski resursi – uobičajeno je da se tvrtke oslanjaju na svoje HR odjele za svakodnevno upravljanje putovanjima.

Svakako se savjetujte i sa zaposlenicima koji često putuju, jer vam oni mogu najbolje ukazati na potencijalne probleme koje učinkovita politika putnih troškova može riješiti.

Politika putnih troškova – što trebate znati unaprijed?

Definirajte ciljeve

Odredite prioritete i fokusirajte se na njih.

Evo nekoliko mogućih ciljeva:

Smanjiti troškove putovanja
Povećati virtualne sastanke
Osigurati bolje cijene hotela
Poticati angažman preferiranih dobavljača
Smanjiti naknade za putničke agencije
Povećati korištenje online rezervacija
Ubrzati postupak isplate troškova
Ponuditi zaposlenicima veći broj opcija rezerviranja letova i hotela

Upoznajte troškove

Analizirajte strukturu svojih putnih troškova. Kako? Odgovorom na pitanja “tko”, “što”, “gdje” i “kada”?

Tko? – Definirajte zaposlenike koji najviše putuju kako bi vam mogli pomoći oko definiranja politike putnih troškova i pridržavanja njenih odredbi. Ovaj podatak također je važan u slučaju kada politike putnih troškova oblikujete na temelju specifičnog odjela ili rdnog mjesta.

Što? – Kako bi dobili osjećaj gdje možete postići uštede, morate znati i strukturu troškova. Saznajte koju vrstu smještaja zaposlenici najčešće odabiru, na koji način vrše rezervacije, koje prijevozno sredstvo koriste…

Gdje? – Za jasnu sliku troškova, morate znati gdje su oni nastali. Mogu se značajno razlikovati ovisno o državi ili gradu. Upravo zato jako je važno defnirati na kojoj lokaciji nastaje najveći dio putnih troškova te na temelju toga izraditi smjernice. Primjer? Sastavite prijedlog hotela za određeni grad.

Kada? – Neočekivana putovanja su nezaobilazna, ali su skupa. Politikom putnih troškova potičite da se rezervacije odrađuju unaprijed, a ne u zadnji tren kako bi last minute put postao iznimka, a ne pravilo.

Pretpostavite potencijalne probleme na poslovnom putu

Politika treba biti jasna, jednostavna i temeljita te pokrivati svaku fazu putovanja- od rezervacije do isplate troškova. Najjednostavniji način da to postignete je vizualizirati sve korake koje vaš zaposlenik prolazi kod organiziranja putovanja. Nakon toga, usredotočite se na rješavanje potencijalnih problema.

Rezervacija – kako i na koji način zaposlenici rezerviraju putovanja? Smiju li rezervacije obavljati sami ili će to za njih odraditi ovlaštena osoba?

Plaćanje – na koji način se vrše plaćanja putnih troškova? U kojim situacijama zaposlenici dobivaju predujam? Moraju li sva plaćanja biti izvršena isključivo putem business kartice? Priznaju li se računi koji nisu R1? Ako da, u kojim slučajevima?

Odobrenja – Definirajte proces odobravanja putovanja? U kojim situacijama odobrenja nisu potrebna ?

Naknada – Kako funkcionira naknada troškova? U kojoj formi mora biti predan izvještaj? Bez kojih elemenata nije moguće izvršiti naknadu. Ne zaboravite definirati vremenski rok za predaju izvještaja, počevši od dana nastanka troška.

Letovi – Definirajte kriterije za odabir letova. Iako većina putnika zbog rasporeda preferira izravne letove, ponekad je isplativije kombinirati više letova. Uz to, odredite i razred rezervacije ovisno o dužini leta ili trajanju putovanja.

Hoteli – Cijene hotela značajno se razlikuju ovisno o lokaciji. Tako će npr. hotel s tri zvjezdice u Berlinu vjerojatno biti skuplji od hotela s pet zvjezdica u Zagrebu. Upravo zbog toga, mnoge tvrtke definiraju popis predloženih hotela ovisno o odredištu.
Koji su hotelski troškovi pokriveni naknadom ? Većina tvrtki ne pokriva troškove mini bara ili korištenje hotelske usluge kemijske čišćenja. Na popisu priznatih troškova su korištenje hotelskog parkinga ili trošak kasne odjave iz hotela.

Rent a car – odredite jasne smjernice za najam automobila. Definirajte vrstu i veličinu vozila, osiguranje i način naknade troškova goriva.

Troškovi hrane – Jedna od najvećih nedoumica za vaše zaposlenike na putovanju. Naime, iako je cijena obroka najčešće znatno niža od cijene leta i hotela, to ne znači da trebate zanemariti ovu kategoriju troškova. Ipak, izbjegavajte stroga pravila na ovom području. Umjesto toga, izradite opće smjernice za potrošnju na obroke, bilo da se radi o zaposlenicima ili vašim klijentima.

Kako poboljšati usklađenost?

Svi vaši djelatnici, posebno novi članovi tima, moraju biti upoznati s poltiikom putnih troškova tvrtke. Dokumenti kojima definirate ovaj dio poslovanja moraju biti dostupni svima u tvrtki, bilo putem intraneta ili e-maila.

Uključite li zaposlenike u ovaj proces i pokažete li im da je riječ o uvođenju sustava nagrađivanja poželjnog, a ne kažnjavanje lošeg ponašanja, rezultati će sigurno biti bolji. Čak i nakon uvođenja novih pravila, svako toliko razgovarajte sa zaposlenicima. Pitajte ih za njihovo mišljenje te u skladu s tim radite i potrebne izmjene. Politika putnih troškova ne može se provoditi prisilno. Uz to, zaista nema smisla ukoliko ne ispunjava sve potrebe kako same tvrtke, tako i njenih zaposlenika.

Objava Što je učinkovita politika putnih troškova i kako ju napisati? pojavila se prvi puta na Gooma.

Aplikacija za putne naloge? Da! Evo i zašto

editor — Tue, 02 Oct 2018 04:58:04 +0000

Aplikacija za putne naloge? Da! evo i zašto

Kao jedan od sinonima za gubljene dragocjenog vremena u poslovnom svijetu, putni nalozi i obračun putnih troškova danas ipak mogu biti puno jednostavniji. Ako ste i vi među onima koji su odlučili prebaciti evidenciju putnih troškova u sustav koji štedi vrijeme i daje bolji uvid u podatke, sigurno ste se zapitali kako to “najbezbolnije” izvesti. Što je veća tvrtka, to je i veći broj odjela čiji se podatci prikupljaju i evidentiraju. Stoga je vrlo važno pronaći sustav koji to sve može pokriti.

Upravo zato je aplikacija za putne naloge postala jedno od sve češćih rješenja na domaćoj poslovnoj sceni.

Novi sustav mora riješiti stare probleme

Novi, napredniji sustav uvijek ima isti cilj. To je je riješiti sve dosadašnje probleme vezane uz evidenciju i obradu putnih troškova. Nejasna poslovna politika oko putovanja, netransparentni podaci ili kašnjenje u isplatama putnih troškova samo su neki od njih. Zato je prvi, najvažniji korak kod implementacije novog sustava dobro definirati postojeće probleme. Jedino se na takav način mogu kvalitetno riješiti.

Koliko vaših djelatnika redovno ide na službena putovanja? Tko će upravljati novim sustavom za evidenciju putnih troškova? Ima li ta osoba zadovoljavajuću razinu infromatičke pismenosti? Sve su ovo važna pitanja na koja također morate odgovoriti prije nego aplikacija za putne naloge preuzme analizu i obradu vaših podataka.

Kako bi implementacija dala najbolje moguće rezultate, jednako je važno i da se prethodno upoznate s problemima i potrebama svojih zaposlenika prilikom obračuna putnih troškova. Na taj način i oni će postati zadoviljniji.

Ulaganje u informatičku infrastrukturu je isplativa investicija

Cijena novog sustava za evidenciju putnih troškova ponajviše ovisi o dvije stvari. Prva su, naravno, vaše potrebe. Pri tome mislimo na, primjerice, složenost sustava koji želite uvesti, broj opcija pri obradi podataka koje nudi i sl. Drugo važno pitanje je sama vrsta sustava koji želite implementirati.

Već gotova aplikacija za putne naloge povoljnije je rješenje od sustava koji odlučite razvijati unutar tvrtke ili rješenja po narudžbi koje se potpuno prilagođava vašem poslovanju, no cjenovno je najzahtjevnije.

U ovoj fazi razmatranja važno je objektivno procijeniti i stanje vaše informatičke infrastrukture. Naime, ovisno o vrsti rješenja kojem težite, potrebna su i određena ulaganja u ovom segmentu poslovanja. Što je složenije rješenje, potrebno ulaganje je veće.

Novi sustav treba objediniti sve vaše dosadašnje podatke

Brine vas što će se dogoditi s brojnim Excel tablicama s podatcima o vašim dosadašnjim o poslovnim putovanjima? Baš ništa. Ukoliko se odlučite da je aplikacija za putne naloge sustav preko kojeg ćete od sada rješavati ovo pitanje, svi vaši dosadašnji podatci lako se mogu prenijeti u novi sustav.

Organizacija putnih troškova kroz softverska rješenja nudi brojne prednosti i za one koji poslovno putuju i za one koji troškove prate i obračunavaju. Implementacija takvog rješenja donosi uštedu, veću efikasnost u radu te transparentniji odnos unutar tvrtke.

Želite saznati više o ovakvom rješenju? Obratite nam se kako bismo zajedno utvrdili potrebe vaše tvrtke i pronašli rješenje unutar našeg sustava za praćenje putnih troškova GOOMA.

Objava Aplikacija za putne naloge? Da! Evo i zašto pojavila se prvi puta na Gooma.