Sporo ispunjenje putnog naloga

Putni nalog je dokument koji putnik mora da popuni da bi dokumentovao svoje službeno putovanje. Putni nalog mora da sadrži podatke kao što su svrha putovanja, odredište, trajanje putovanja, način prevoza i potpis ovlašćenog lica koje je izdalo putni nalog. Putni nalog je važan jer služi kao dokaz službenog puta i omogućava kompaniji da pravilno evidentira i nadoknadi putne troškove.

Međutim, popunjavanje putnog naloga može biti naporan proces. Kada idete na poslovni sastanak u udaljeno mesto, ima mnogo toga da se pripremite, a najvažnije je da budete fokusirani na ishod samog sastanka, odnosno cilj putovanja. U takvoj atmosferi putni nalog često postaje poslednji na listi prioriteta, izaziva frustracije i gubljenje vremena i živaca.

Da biste to sprečili, nabavite dobar alat. Danas je sa jednog mesta moguće upravljati računima, nabavkama ili ugovorima, pa zašto ne nabaviti tako nešto za lakše upravljanje službenim putovanjima?

Obračun putnih troškova

Izračunavanje troškova službenog putovanja je najizazovniji zadatak. U troškove službenih putovanja, pored dnevnica, uračunavaju se i troškovi prevoza, smeštaja, poslovnog ručka i sl. Važno je pratiti i pravilno dokumentovati sve troškove kako bi se mogli pravilno obračunati i nadoknaditi. Da li ste ikada izgubili račun sa službenog puta ili ste zaboravili da zapišete kilometražu? Ne brini, nisi jedini.

Ponekad se javlja još jedan problem – kolika je tačno cena službenog putovanja? Ponekad je teško razlikovati poslovne i privatne troškove, posebno ako službeno putovanje uključuje neke privatne aktivnosti. U takvim slučajevima, putnik treba da bude transparentan i jasno razdvoji poslovne i privatne troškove kako bi se izbegli mogući nesporazumi i smanjio rizik od pogrešne nadoknade.

Aplikacija za popunjavanje putnih naloga i obračun putnih troškova može pomoći u prevazilaženju svih ovih izazova. Bez obzira kojim prevoznim sredstvom zaposleni putuju ili kojim vozilom koriste tokom putovanja, GOOMA automatski beleži pređene kilometre i troškove i pravi kompletnu listu pređenih ruta, odvaja putni nalog od loko vožnje, omogućava fotografisanje računa i unosa troškova iz mobilne aplikacije. Ukratko, omogućava automatizaciju obračuna putnih troškova kako bi se u potpunosti posvetili putovanju i njegovoj svrsi.

Što označava pojam bleisure?

Bleisure, spoj poslovnog i slobodnog vremena, odnosi se na praksu kombiniranja rada i privatnih aktivnosti tijekom poslovnih putovanja. Ovaj trend stekao je popularnost jer poslovnim putnicima omogućuje da uravnoteže svoje profesionalne odgovornosti i obaveze sa privatnim vremenom i osobnim iskustvima, čineći putovanja ugodnijim i ispunjenijim.

Promjena načina razmišljanja o putovanju

Tradicionalno, poslovna putovanja bila su isključivo vezana uz posao. Uključivala su prisustvovanje na sastancima, konferencijama i drugim događajima vezanim uz posao, s malo vremena za osobne aktivnosti. Međutim, način razmišljanja poslovnih putnika promijenio se tijekom godina. S promjenjivim okruženjem posla i sve većim naglaskom na ravnotežu između poslovnog i privatnog života, poslovni putnici traže načine da svoja putovanja učine ugodnijim i smislenijim.

Statistika o poslovnim putovanjima kaže sljedeće: danas čak 55% milenijalaca želi produljiti svoj službeni put zbog privatnih aktivnosti. To je dovelo do koncepta bleisure putovanja, gdje poslovni putnici kombiniraju posao i aktivnosti u slobodno vrijeme kako bi maksimalno iskoristili svoja putovanja.

Prednosti bleisure putovanja

Bleisure putovanje nudi brojne pogodnosti poslovnim putnicima, no istaknimo tri najvažnije.

Prvo, bleisure putovanje omogućuje istraživanje novih destinacija i iskustvo različitih kultura, što može biti obogaćujuće i ispunjavajuće. Poslovni putnici mogu iskoristiti prednosti svojih putnih odredišta posjećujući lokalne atrakcije, isprobavajući lokalnu kuhinju i baveći se slobodnim aktivnostima kao što su razgledavanje, planinarenje ili istraživanje lokalne umjetničke i kulturne scene. Možda privatno ne biste prioritizirali put u Japan, no ako tamo idete na službeni put, ne biste li ga pri tome htjeli razgledati?

Drugo, slobodno vrijeme također može pomoći u smanjenju stresa povezanog s poslovnim putovanjem. Poslovna putovanja mogu biti zahtjevna i iscrpljujuća, s dugim radnim vremenom i gustim rasporedom. Uključivanje slobodnih aktivnosti u putovanje može pružiti prijeko potreban odmor i pomoći poslovnim putnicima da se opuste i pomlade, što dovodi do povećane produktivnosti i boljeg mentalnog blagostanja.

Treće, putovanja u slobodno vrijeme također mogu potaknuti bolje odnose s klijentima, kolegama i poslovnim partnerima. Zajedničko sudjelovanje u slobodnim aktivnostima može stvoriti opuštenije i neformalnije okruženje, olakšavajući zbližavanje i izgradnju odnosa. Također može pružiti prilike za umrežavanje i druženje, što dugoročno može biti korisno u poslovne svrhe.

Nema više od 8 do 4

Klasično od 8h do 16h ili od 9h do 17h radno vrijeme ne uklapa se u svačiji stil života. Ljudi avanturističkog duha čiji posao zahtijeva samo laptop u ruci mogu si priuštiti posao s bilo kojeg mjesta na svijetu, organizirajući svoje slobodno i radno vrijeme u skladu s potrebama i dogovorom s poslodavcem.

Mnogi poslodavci danas nude agilni način rada, uz usmjerenost na povjerenje i obavljanje zadataka u određenom roku. Pritom se naglasak na klasično radno vrijeme smanjuje, a raste važnost obavljenog zadatka. Drugim riječima, nije bitno radite li svoj zadatak od 9 do 5 ili u ponoć, bitno je da je zadatak uspješno izvršen u zadanom roku.

Ovakav pristup omogućuje da se digitalni nomad može seliti kada hoće i gdje hoće te istraživati nove lokacije uz stalni posao koji radi. Iako ova vrsta rada donosi veliku razinu slobode, također sa sobom povlači i visoku razinu odgovornosti. Kao i u drugim situacijama, ne odgovara svima ovakav način života te su mnogi i dalje vezani za standardne modele rada. Ipak, trendovi pokazuju da će digitalnih nomada u budućnosti biti sve više i više.

Hrvatska – u nečemu pri vrhu

Hrvatska je među prvim članicama Europske unije prepoznala vrijednosti digitalnih nomada te regulirala jednogodišnji privremeni boravak za njih uz izdavanje viza za boravak. Prema Zakonu u strancima, digitalni nomad je „državljanin treće zemlje koji je zaposlen ili obavlja poslove putem komunikacijske tehnologije za tvrtku ili vlastitu tvrtku koja nije registrirana u Republici Hrvatskoj i ne obavlja poslove ili pruža usluge poslodavcima na području Republike Hrvatske.“ Pri tome, da bi dobili vizu, državljani treće zemlje moraju dokazati da rade na daljinu, da imaju smještaj i zdravstveno osiguranje i da zarađuju najmanje 2,5 prosječne mjesečne neto isplaćene plaće za prethodnu godinu.

Prema istraživanju platforme Nomad List, Hrvatska je za 2023. godinu nadmašila Japan i Tajvan te je postala prva omiljena destinacija digitalnih nomada – globalno. S obzirom da istraživanja pokazuju kako prosječni digitalni nomad zarađuje 6500 eura mjesečno, a procjenjuje se da ih mjesečno u Hrvatsku dolazi 10 tisuća, mnogi od tih eura ostaju unutar države.

S druge strane, za digitalne nomade hrvatska je destinacija koja može pružiti sigurnost, prirodne ljepote i jeftiniji život od nekih drugih europskih zemalja. Ipak, mana joj je što ovdje smiju ostati samo godinu dana stoga se ne mogu u potpunosti opustiti.

Zaključak

Svijet se mijenja i dolaze novi trendovi. Rast broja digitalnih nomada samo je jedan od mnogih koji su nastali kao posljedica izazovnih vremena i digitalne transformacije. Ovisno o afinitetima, svatko bira što je za njega najbolje. No, jedno je sigurno – bazen potencijalnih zaposlenika i poslodavaca se svakodnevno širi. Granice više nisu županija, pa ni država. U današnje vrijeme, ako znate engleski jezik i informatički ste pismeni, granice za većinu poslova pomaknute su na čitav svijet.

Nadamo se da smo vam objasnili tko su digitalni nomadi, a ako trebate objašnjenje kako pojednostavniti obračun putnih troškova ili ispunjavanje putnog naloga, preuzmite Gooma aplikaciju.

#3

Nažalost, cijene svega rastu i recesija je sve izglednija. Avionske karte, hoteli i drugi smještaji u skladu s trenovima podigli su svoje cijene, stoga će ove godine minimalizacija troška službenog puta biti izrazito važna. Kako bi smanjili troškove, no istovremeno svoje zaposlenike slali na poslovna putovanja, tvrtke će morati prilagođavati svoju politiku putnih troškova te pronaći dobar sustav za management putnih troškova.

Za početak bi bilo dobro da svi znaju koliki su im trenutni putni troškovi te da provjere na koje procese gube najviše vremena i novaca. Primjerice – koliko se godišnje potroši na putne naloge?

#4

U periodu pandemije povećala se svijest o važnosti zdravlja, stoga će 2023. godine sigurnost i zdravlje zaposlenika biti na prvom mjestu. Osim fizičkog, bitno je i psihičko zdravlje zaposlenika stoga se pozornost posvećuje umanjivanju stresa, boljoj optimizaciji vremena i većoj produktivnosti.

#5

Privlačenje talenata i zadržavanje dobrih zaposlenika svake je godine sve važnije. Mnoge tvrtke rade na employer brandingu i nude različite pogodnosti kako bi povećale zadovoljstvo postojećih radnika, no i stvorile pozitivno mišljenje u javnosti za potencijalne zaposlenike. Mogućnost samostalnog biranja smještaja i fleksibilnija politika putovanja koja omogućuje da na poslovni put povedu suputnika bit će jedna od pogodnosti.

#6

Bleisure (Business + Leisure = Posao + Uživanje) svake godine raste i ne prestaje rasti. Zapravo, kako tržište rada sve više prevladava milenijalcima, a polako u njega ulazi i generacija Z, tvrtke postaju pune mladih ljudi koji poslovna putovanja žele spojiti s ugodom. Nove generacije u središte stavljaju ravnotežu između privatnog i poslovnog.  Od poslodavaca se očekuje da na službenom putu dozvole par dana za istraživanje novog mjesta ili isprobavanje novih aktivnosti.

Evidencija troškova korištenja privatnog automobila u službene svrhe

Za ispravnu evidenciju loko vožnje, najvažnije je da ne zaboravite provjeriti stanje brojčanika na početku i kraju puta. Ukoliko ste u žurbi te vam je teško zapisati, možete ga slikati mobitelom. Po pravilima, loko vožnja mora sadržavati: podatke o poslodavcu i radniku, marku automobila, registracijsku oznaku, početno i završno stanje brojila, relaciju i svrhu puta te priloge poput primjerice, računa od parkinga. Na kraju mjeseca se svi ti troškovi zbroje, a osoba čiji je automobil dobiva naknadu.

Službeno putovanje i putni nalog

Službeni put je svako putovanje koje se čini iz poslovnih razloga, a traje neprekidno do 30 dana.  Za pravdanje troška službenog puta i kasniji obračun, potrebno je izraditi putni nalog. On se ispunjava kada osoba osobnim ili službenim automobilom prijeđe više od 30km u jednom smjeru. Putni nalog ispunjava poslodavac te on mora sadržavati:

• nadnevak izdavanja
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje
• mjesto u koje osoba putuje
• svrhu putovanja
• vrijeme trajanja putovanja
• vrijeme kretanja na put
• podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat)
• vrijeme povratka s puta
• potpis ovlaštene osobe
• obračun troškova
• likvidaciju obračuna te
• izvješće s puta.

Uz putni nalog se prilažu i dokazi (računi) za troškove poput cestarine, parkinga, smještaja…

Vožnja do i od posla se ne ubraja u loko vožnju ni u putni nalog. Također, jedan putni nalog radi se pojedinačno po djelatniku. Za sve isplate loko vožnji i putnih naloga u prethodnom mjesecu potrebno je predati obrazac JOPPD najkasnije do 15. u tekućem mjesecu.

Zapamtimo: Loko vožnja se radi ako djelatnik ide privatnim automobilom u mjesto udaljeno do 30 km od sjedišta tvrtke, a za dulji put radimo putni nalog.

Zašto ispunjavati loko vožnju i putni nalog?

Jedan od glavnih razloga za loko vožnju je naknada troškova za korištenje privatnog vozila. Uz gospodarsku krizu, inflaciju i porast cijene benzina, ne čudi što se naknada digla na 3 kune po kilometru, a čak je i to, uz amortizaciju (trošenje guma npr.) ponekad premalo da se nadoknadi djelatniku.

S druge strane, najčešći razlog za putni nalog je isplata dnevnica. Uvjeti za isplatu dnevnica su: udaljenost mjesta u koje radnik putuje mora biti udaljeno više od 30km od mjesta rada ili prebivališta/boravišta radnika te vrijeme provedeno na putu mora biti duže od 12 sati dnevno.

Više o dnevnicama možete saznati OVDJE.

Management službenog puta

Podaci Državnog zavoda za statistiku za 2021. godinu kažu kako su Hrvati ostvarili čak 635 tisuća poslovnih putovanja, od čega je 444 tisuće u Hrvatskoj, a 191 tisuća u inozemstvu. Putovanje prosječno traje kroz 5 dana i troškom od 3779kn po putovanju. To nisu mali brojevi, niti mali troškovi. Na godišnjoj razini, ukupni izdaci za poslovna putovanja su 2 milijarde i 399 milijuna kuna!

Upravo je zato važno jasno definirati politiku poslovnih putovanja, kao i odabrati dobar sustav za management službenih putovanja. Saznajte koliki su vaši trenutni putni troškovi i registrirajte se u probno Gooma razdoblje. Vidjet ćete da ispunjavanje putnih naloga može biti mačji kašalj, a da se troškovi, kada vodite evidenciju o njima, mogu itekako smanjiti.

Po čemu se razlikuje službeni put u malom poduzeću od službenog puta korporacije?

Zaposlenici MSP putuju iz mnogo razloga, no najčešći su: putovanja na razne evente i konferencije, seminare i sastanke, za održavanje prezentacija i edukacija, za testiranje proizvoda ili posjetu dobavljačima, za osobnu edukaciju i trening… Za razliku od velikih korporacija gdje si tvrtka može priuštiti da na takvo putovanje pošalje više ljudi, u manjih poduzećima to su jedan ili dva zaposlenika.

Management službenih putovanja bitan je u svim organizacijama i djelatnostima, bez obzira na veličinu. Ipak, zanimljivo je da je službeni put u malom poduzeću skuplji za čak 19,7%! Osim što su troškovi veći, veći je i trošak vremena. Naime, iako se čini da je u maloj tvrtki planiranje zbog vremena bolje prepustiti zaposleniku, to sa sobom donosi i potencijalne rizike. Osim što postoji opasnost za pretjeranim trošenjem (primjerice, rezervacija skupog hotela), prosječni zaposlenik na planiranje organizacije za službeni put u malom poduzeću potroši čak 45 minuta. Zbog takvih situacija za MSP je jako bitno da ima definiranu politiku putnih troškova, kao i dobar alat za njihovo praćenje.

4 temelja na kojima se stvara uspješno poslovno putovanje

Mikro, mala i srednja poduzeća, za razliku od velikih organizacija, moraju više pozornosti usmjeriti na 4 kamena temeljca službenih putovanja. To su:

• Konsolidacija – na jednom putu napraviti i odraditi što je više moguće zadataka kako ne bi bilo dupliciranja
• Usuglašenost – svi u poduzeću moraju biti upoznati s pravilima putovanja, razumjeti zašto su takva i njih se pridržavati
• Fleksibilnost – omogućite svojim zaposlenicima brzu reakciju ukoliko je poslovni put prijeko potreban
• Transparentnost i odgovornost – u svakom trenutku morate znati koliki su vam putni troškovi