1.Izradite strategiju kriznog menadžmenta

Krizne situacije vrlo lako dovode do stanja panike unutar tvrtke, gdje zaposlenici gube pojam o tome što su njihove dužnosti i zadatci. Upravo zato, treba vam strategija kriznog menadžmenta. S jedne strane, ona osigurava da čitav poslovni tim bude na „istoj strani“ za vrijeme krize. No, što je puno važnije, pomaže vam da uspostavite red u kaotičnoj situaciji i da zaposlenici ostanu fokusirani na svoj posao.

Idući korak je sastaviti tim ljudi koji će imati najvažnije uloge u kriznoj situaciji i napraviti raspodjelu njihovih zadataka. Pitanja na koja morate posebno obratiti pozornost je tko će prikupljati informacije, odgovarati na novinarske upite i davati izjave. Osim toga, definirajte uži tim izvršnih direktora koji će donositi odluke. Veći broj ljudi na rukovodećim pozicijama znači više različitih mišljenja. Najmanje što vam treba u kriznoj situaciji je nesloga među njima.

Za glasnogovornika u kriznim situacijama postavite nekoga od najiskusnijih PR-ovaca ili stručnjaka za ljudske resurse. Ovakvi članovi kriznog tima će znati djelovati smireno i samouvjereno čak i kada su suočeni sa teškim pitanjima.

5.Transparentnost je ključna

Čak niti najbolji savjeti za krizni menadžment neće vam pomoći ako niste spremni preuzeti odgovornost za nastali problem. U kriznoj situaciji morate biti iskreni prema javnosti. Ukoliko je problem zaista nastao kao rezultat propusta u poslovanju, preuzimanje odgovornosti i isprika su jedini način na kojim vam to može biti oprošteno, bez obzira na njegovu težinu.

Pri tome uvijek vodite računa o izboru riječi koje koristite. Izrazi poput „ u ovom trenutku nemamo komentara“ ili „ provjerit ćemo o čemu se radi“ samo šalju poruku da ili nešto skrivate, ili ste neinformirani oko problema koji vam se događaju u tvrtki. Uz to, dodatno potenciraju nepovjerenje javnosti. Ukoliko je potrebno, ispričajte se unaprijed i recite kako vaši odjeli rade sve da bi se nastala situacija riješila čim prije na zadovoljstvo vaših korisnika i klijenata.

6.Iskoristite moć društvenih mreža

Društvene mreže su postale mjerilo za razmjere krizne situacije. Zapravo, krizna situacija najčešće nastaje onda kada problem dođe do društvenih mreža. U samo sat vremena, problem za koji niste ni znali da postoji pretvara se u negativnu priču koju dijeli tisuće korisnika. Loša reputacija širi se kao požar i niste se ni snašli, a vaš problem već ima i hashtag.

Iako bi ste u takvim situacijama najradije ugasili fan page i zaboravili da ste ikada koristili društvene mreže, napravite upravo suprotno. Iskoristite moć društvenih mreža kako bi objasnili da je situacija pod kontrolom, što se događa i koji su vaši idući koraci. Budite iskreni, kratki i jasni. Odgovarajte na upite ali nipošto se nemojte upuštati u rasprave ispod statusa. Što više izbjegavate društvene mreže, to je jači dojam da je situacija izvan vaše kontrole.

7.Budite ljudi

Krizni menadžment od vas zahtjeva cijeli set vještina kako bi se izašlo na kraj sa nastalim problemom. No, pri tome nemojte zaboraviti da  u kriznim situacijama ljudi najviše cijene osjećaj da čujete što vam govore i da razumijete njihove probleme.

Upravo zato, umjesto potrebe da se brane i reagiraju na prozivke, tvrtke trebaju pokazati suosjećajnost i razumijevanje u kriznoj situaciji.

Iako su jednostavniji i dopuštaju vam veću kontrolu sadržaja koji izlazi u javnost, pisane odgovore na medijske upite zamijenite izjavom koja će povezati stvarno lice s imenom vaš tvrtke. Ako je riječ o ozbiljnoj situaciji i vrlo složenom problemu, ta osoba treba biti predsjednik uprave ili direktor tvrtke. Na taj način pokazujete javnosti da ste samo ljudi koji razumiju ozbiljnost nastale situacije i rade na što bržem rješavanju problema koji zaista nitko nije želio.

Savjet #1: Cash-flow, fiksni i varijabilni troškovi 

Prvi korak u izradi plana uštede je napraviti jasnu financijsku sliku vaše tvrtke. To znači prikupiti sve podatke o prihodima i rashodima. Iako zvuči vrlo jednostavno, dobar dio poduzetnika zapravo nema jasnu financijsku sliku poslovanja njihove tvrtke, što postaje velik problem kada treba napraviti uštede.

Pratite cash-flow i napravite jasan pregled fiksnih i varijabilnih troškova. Fiksni troškovi su naravno prioritet i moraju biti plaćeni. Ipak, i ovdje možete napraviti listu prioriteta i stavljati sa strane novac za njihovo plaćanje. Smanjite troškove koji nisu nužni za stvaranje prihoda.

Iako je u ovakvim situacijama otpuštanje ljudi ponekad neizbježan scenarij, nemojte zaboraviti da vaši zaposlenici i njihova znanja i vještine mogu biti najveća vrijednost tvrtke. To znači, da ako počnete praviti prevelike rezove u ovom dijelu mogli bi ste izgubiti pojedince koji će vam sigurno trebati za održavanje poslovanja. Umjesto toga, dobro razmislite, budite kreativni u prodaji i oglašavanju i pronađite dodatne izvore prihoda.

Savjet #2:  Procijenite godišnji plan poslovanja

Čak i ako niste ranije izradili plan poslovanja za ovu godinu, sada je pravo vrijeme da to učinite. Ako jeste, ponovno analizirajte postavljene ciljeve i prilagodite ih trenutnoj situaciji. Napravite potrebne izmjene u godišnjem planu poslovanja i razmotrite projekte koji su od ranije na vašoj „ to-do“ listi.

Možda je sada pravo vrijeme da reorganizirate prioritete i počnete raditi na jednom od takvih projekata.  Trenutna situacija može potrajati mjesecima. Na vama je hoćete li joj pristupiti smireno i mudro ili samo čekati da kriza prođe.

Savjet #3: Pregovarajte 

Pregovaranjem možete smanjiti troškove, a pregovarati se može o svemu; o cijenama dobavljača, terminima plaćanja pa čak plaćama zaposlenika.  Pri tome nemojte zaboraviti da možete pregovarati čak i kada ste puno manji od suprotne strane s kojom pregovarate.

Budite otvoreni i samopouzdani u pregovorima, fokusirajte se na stvari na koje sami možete utjecati i predstavite svoje najbolje komunikacijske vještine. Svi su suočeni sa istim problemima i upravo zato pokušajte dogovoriti win-win situaciju koja će dobro funkcionirati za obje strane.

Savjet #7: Rad na daljinu

Zbog trenutne situacije mnoge manje tvrtke su po prvi puta omogućile svojim zaposlenicima rad od kuće. Potpuno očekivano, za velik broj njih to je bio popriličan izazov u smislu potrebne opreme i organizacije posla.

U ovakvim situacijama važno je jasno definirati očekivanja koja imate od zaposlenika. Uz to, morate odrediti i način na koji će se pratiti tijek aktivnosti i projekata, podnositi tjedna izvješća ili obavljati komunikacija sa korisnicima.

Iako je najveći broj tvrtki već privremeno zatvorio svoje urede i omogućio zaposlenicima rad od kuće, rad na daljinu može vam i dugoročno uštedjeti još novca. Uz to, pruža vam veću mogućnost angažiranja pravih osoba na odgovarajućim poslovnima i projektima, koje mogu biti i van mjesta vašeg poslovanja.

Savjet #8: Pokažite sposobnost vođenja u kriznoj situaciji

U situacijama poput trenutne jedan od najgorih scenarija za svakog zaposlenika je ostati bez posla. Takvu neizvjesnost samo otežavaju podatci o milijardama gubitaka svjetskog gospodarstva i nestalim radnim mjestima.

Sada je vrijeme da pokažete menadžerske vještine i umirite poslovni tim. Vaš cilj je dokazati zaposlenicima da su sigurni i zadržati ljude koji su ključni za poslovanje. Naravno, za očekivati je da će biti i teških odluka. Zato na vrijeme ocijenite svoje zaposlenike i razmotrite na koji način se posao mijenja ukoliko neki od njih neće raditi za vas u narednim tjednima.

Otvoreno komunicirajte o onome što se događa u tvrtki, načinu na koji se ova situacija odrazila na tvrtku te koracima koje planirate poduzeti kako bi se ona prebrodila. Tijekom idućih mjeseci poslovne odluke će se sigurno mijenjati i prilagođavati u hodu.  Zato, izrađujte planove za idućih nekoliko tjedana, a tek nakon toga za idući mjesec. Budite spremni prilagođavati ih i mijenjati na vrijeme te pametno smanjivati troškove.

Učite iz svega što se trenutno događa

Suočeni sa brojnim izazovima, trenutno svi učimo kako smo se mogli bolje pripremiti za ovakvu krizu. Naravno, nitko nije mogao očekivati da će se ona dogoditi, niti da će se tvrtke diljem svijeta odjednom naći u istim problemima.

Upravo zato, učite iz ovog iskustva, radite bilješke i nemojte se vratiti na „status quo“ jednom kada sve ovo prođe, a proći će. Stvaranje financijske zalihe i ušteđevine za poslovanje u kriznim vremenima, različiti izvori prihoda i diverzifikacija poslovanja sigurno će biti pitanja o kojima će se puno više razmišljati u budućnosti.