Arhiva putni troškovi - Gooma

Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?

editor — Thu, 14 Oct 2021 18:59:59 +0000

Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?

Znate li da je 20% svih putovanja na svijetu povezano s poslom? Ovaj podatak ukazuje na jačinu globalizacije, no i rastuću potrebu za širenjem networka u poslovnom svijetu. Kako bi bile konkurentne na tržištu, organizacije raznih djelatnosti šire se sklapanjem poslovnih veza ili otvaranjem poslovnica na različitim dijelovima zemlje. Za takav rast i poslovni razvoj nužno je putovati. Samim time, nužan je i management službenih putovanja.

Management službenih putovanja – ono o čemu svaki poslodavac sanja

Dolazak i odlazak na posao nije poslovni put. Poslovno putovanje uključuje planirani odlazak na udaljeno mjesto radi poslovnog sastanka, kongresa, edukacije, sajma, širenja kontakata… Uzrok putovanja je uvijek obavljanje poslovnog zadatka i ostvarivanje postavljenog cilja. Kako bi ono bilo uspješno, potrebno je ispuniti mnoge legislativne i birokracijske stavke (ispunjavanje putnih naloga, praćenje i izračun troška, izračun dnevnica…) Sve što morate znati možete vidjeti u blogu: Trošak službenog puta.

Management službenih putovanja je proces kontrole, praćenja i izvještavanja o troškovima službenog putovanja. Iako u mnogim slučajevima zaposlenici sami upravljaju poslovnim putovanjem (npr. Ispunjavaju putne naloge, čuvaju račune putovanja, zapisuju kilometražu), organizacija putovanja je prepuštena zaduženim osobama organizacije (na primjer, administracija ili HR odjel) ili vanjskoj putnoj agenciji. Kako bi management službenih putovanja bio što jednostavniji i kako ne bi iziskivao mnogo vremena za zaduženog in-house pojedinca, bitno je uspostaviti neka pravila.

Politika poslovnih putovanja

Za dobro upravljanje službenim putem zaposlenika, organizacija bi trebala imati definiranu politiku poslovnih putovanja. Statistika pokazuje kako je ima samo 60% organizacija. Ako uzmemo u obzir da, u slučaju kada organizacija ima navedenu politiku, čak 40% zaposlenika ne poštuje njena pravila, možemo zaključiti kako u većini slučajeva management službenih putovanja nije na optimalnoj razini. Razgovor, jasno definirane upute kroz interne dokumente ili u vodičima na recimo te edukacija zaposlenika o politici poslovnih putovanja organizacije može znatno unaprijediti management službenih putovanja. Osim toga, reducirati troškove i smanjiti mogućnost kriznih situacija.

Što ulazi u management službenih putovanja?

Osoba zadužena za organizaciju službenih putovanja i njen management ima razne zadatke. Ovisno o veličini tvrtke i potrebama za službenim putem, to može biti jedna osoba čije se djelomično ili puno radno vrijeme svodi na organizaciju puta zaposlenika, kao i kompletan odjel.

Najvažniji zadaci managera poslovnih putovanja su pregovaranje i analiza oko odabira i rezervacije smještaja, organizacija prijevoza (omogućiti službeni automobil zaposleniku, educirati ga ukoliko koristi vlastiti ili nabaviti karte ukoliko se radi o avionu, vlaku ili prijevozu brodom) te evaluacija i praćenje putnih troškova.

Za managera putovanja bitno je definirati upute u slučaju krizne situacije, pomoći zaposleniku da kroz cijelo putovanje ima oslonac u slučaju iznenadnih situacija i osigurati da se kroz putovanje drži dogovorenih budžeta. Nakon nekog vremena zaposlenici koji češće putuju savladaju proces zapisivanja troškova te nakon povratka, na manageru ostaje analiza troškova te kompletno izvješće voditeljima o cjelokupnim troškovima službenih putovanja za organizaciju.

Rizici kod upravljanja službenim putovanjima

Čak i uhodani manageri službenih putovanja imaju dane gdje sve pođe naopako. Nenadani izazovi na putovanju, kašnjenja, iznenadni troškovi, otkazivanja leta, otkazivanja rezervacije, nenamjerne greške zaposlenika ili čak sami ljudski faktor često su nepredvidljivi i teško je držati sve konce u svojim rukama. Par izgubljenih računa prilikom puta ili krivo unesena kilometraža mogu poremetiti cijeli završni izvještaj, a manageru zadati glavobolje kod računanja.

Kako biste to spriječiti, slijedite sljedeće upute:

1. Nabavite pametan alat

Krojač treba dobru šivaću mašinu. Osoba zadužena za poslovni put zaposlenika treba dobar sustav za management službenih putovanja. Automatizacija može ubrzati proces, smanjiti troškove i rizike koji se događaju. U današnjem svijetu postoje brojna digitalna rješenja koja mogu povećati produktivnost i optimizirati poslovanje, kao i razni alati koji omogućavaju da komplicirana dokumentacija bude jednostavnija, pa čak i zabavna. Ako računima, nabavom ili ugovorima možete upravljati brzo i s jednog mjesta, zašto to ne biste mogli u slučaju službenih putovanja?

Nabavite aplikaciju koja je jednostavna za korištenje zaposlenicima, a istovremeno manageru putovanja omogućava detaljno izvješće i analizu svih putnih troškova na preglednom sučelju. Mali osobni asistent koji radi dan i noć s bilo kojeg mjesta je uvijek dobrodošao, zar ne? Zaboravite na ispunjavanje putnog naloga, na prikupljene račune s putovanja, zapisivanje kilometraže ili mukotrpne izračune troškova- Gooma sve radi sama.

2. Educirajte zaposlenike

Iako je u većini organizacija tempo vrlo brz i događaju se stalne promjene, svi se uvijek pojave na zakazanom sastanku, zar ne? Organizirajte sastanak za sve zaposlene koji moraju službeno putovati i na jasan način objasnite politiku organizacije o tom pitanju. Pokažite im gdje se mogu naći svi dokumenti i objasnite kome se mogu javiti u slučaju nedoumica. Možete se voditi pitanjima koje bi svaki zaposlenik morao postaviti prije poslovnog putovanja. To mogu biti pitanja poput: „Koji su troškovi pokriveni?“, „Koje račune sačuvati?“ ili „Smije li netko putovati s njima?“. Odgovore složite u mali vodič koji će svima uvijek biti dostupan i koristan.

3. Raspored i planiranje

Pravovremeno rješavanje poteškoća od managera poslovnih putovanja zahtjeva pomno planiranje i stalnu dostupnost.

Osmislite raspored putovanja zaposlenika kako biste u svakom trenutku znali gdje se tko nalazi, centralizirajte analizu troškova kako biste uvijek znali koliko je budžeta preostalo te omogućite brzi pristup informacijama za osobe koje su na službenom putovanju. Interni chatbot koji pruža brzu, 24/7 podršku bi mogao smanjiti upite za managera i pružiti brze, točne i provjerene informacije zaposlenicima u slučaju da u tom trenutku ne mogu doći do nadređene osobe. Kroz osjećaj sigurnosti raste zadovoljstvo, a zadovoljan radnik je najproduktivniji u svojim zadacima, bez obzira gdje se nalazi.

Bolja organiziranost, manji troškovi

Dobar management službenih putovanja temelji se na uštedi vremena i novaca. Pratite troškove kroz digitalni alat, budite svjesni mogućih rizika i uvijek planirajte unaprijed. Pregledni podaci, mogućnost automatskog izračuna dnevnica, evidencija troškova prema podkategorijama ili detaljna analitika po zaposlenicima omogućuje bolju organiziranost, a samim time uspješnije upravljanje poslovanjem. Zaboravite na stres oko puta. Neka poslovna putovanja postanu zanimljivo iskustvo s uspješno ostvarenim ciljevima. Sretno!

Objava Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate? pojavila se prvi puta na Gooma.

Donosimo 5 savjeta kako “preživjeti” službeno putovanje

editor — Sat, 15 Feb 2020 21:13:52 +0000

Donosimo 5 savjeta kako “preživjeti” službeno putovanje

Kašnjenje letova, check-in na aerodromima, savladavanje jezičnih barijera i tijesne hotelske sobe. Da, putovanja imaju i svoju ne tako simpatičnu stranu. No, isplati ih se pretrpjeti da bi proveli nekoliko zabavnih dana sa prijateljima i obitelji.

No, službeno putovanje čini situaciju još kompliciranijom. Svi nedostatci putovanja dolaze u 24-satnom paketu sa radnim kolegama, s kojima najčešće nemamo potrebu provoditi slobodno vrijeme.

Konferencije, službena putovanja sa klijentima i sastanci su „standardna oprema“ na radnom mjestu. Zato, umjesto da gubite vrijeme analizirajući njihove nedostatke, vrijeme je da pokušate izvući ono najbolje iz njih. Uz ovih pet savjeta, službena putovanja neće biti samo podnošljiva, nego mogu čak postati i zabavna.

Savjet #1: Sve što može, poći će po zlu

Poznati Murphyjev zakon kao da je stvoren za klasičan scenarij putovanja. Let kasni zbog turbulencija, na pola puta shvaćaš da je dio dokumentacije za sastanak ostao u uredu. Onaj ispod stickera „nemoj zaboraviti“, sa tri uskličnika.

Po dolasku na aerodrom shvaćaš da je tvoja prtljaga u nekom trenutku odlučila samostalno nastaviti putovanje, valjda željna avantura. Unatoč jasnim uputama rent-a-car tvrtki, na aerodromu vas dočekuje Smart.

Šef je jednostavno oduševljen. Jednako kao idejom da iduća tri dana provede u dvokrevetnoj sobi sa kolegom- scenarij koji vas je dočekao u hotelu nakon svih ovih peripetija.

Doživljavaš dva mini srčana udara i napad gastritisa, naravno da nitko to ne primijeti. Nimalo te ne tješi ni to da je gotovo svatko barem jednom prošao sličnu situaciju na službenom putovanju.

Da, službena putovanja mogu biti odličan poligon za dokazivanje organizacijskih sposobnosti. Zato, kreni na njih sa Murphijevom pretpostavkom da će sve što može, poći po zlu. Pa neka te iznenadi bude li drugačije. Dobro isplaniraj i najmanje detalje te sve nekoliko puta provjeri. Datume, termine sastanaka, itinerer puta. Službeno putovanje od tebe traži odličnu organiziranost.

Savjet #2: Pakiraj se pametno

Pakiranje odjeće za službeno putovanje spada u posebnu vještinu. Svi koji često poslovno putuju znaju da promijeniti četiri hotela u istom tjednu izgleda glamurozno samo na Instagramu.

Pakiranje, raspakiravanje, osjećaj kaosa i života ‘u koferu’ vrlo brzo čovjeka učine nervoznim, zbog čega je važno što prije savladati vještinu pametnog pakiranja.

To znači spojiti dvije naizgled nespojive stvari – želju da po aerodromu „vučeš“ što manje stvari i potrebu da na sastancima izgledaš uredno i poslovno. Srećom, postoje trikovi koji to mogu olakšati. Kako spakirati što manje odjeće, a uvijek izgledati dobro na službenom putu možeš pročitati ovdje.

Savjet #3: Zabavi se, ali ne previše

Poslovno putovanje nije team-building. Ono može i treba biti zabavno. Ali kada je zabava u pitanju, jako je važno poštivati granicu „dobrog ukusa“. U poslovnom svijetu ona je prilično tanka.

Istina, cjelodnevne konferencije, sati slušanja predavanja, prezentacija i panel-rasprava mogu umoriti čovjeka. No, koliko god se navečer samo želiš opustiti nakon napornog dana, kolektivni posjet obližnjem lounge baru nije mjesto na kojem trebaš dokazati da si baždaren. Ili da stvarno znaš „moonwalk“. Svi znamo pojedince koji su takva druženja nakon službenog dijela konferencije pretvorili u mini-maturalac, što nikako nije dobro. Ni za „slavljenika“, ni za one oko njega.

Neformalna druženja nakon službenog dijela ovakvih putovanja odlična su prilika da ostavimo dojam na kolege, klijente ili nadređene. Dobar dojam, naravno. Na taj način otvaramo priliku za bolju suradnju i nove projekte u budućnosti.

Savjet #4: Pripremi itinerer službenog putovanja

Dobro organizirano službeno putovanje dolazi sa idealnim omjerom poslovnog i privatnog vremena. To znači da je edukativno i konstruktivno, ali ipak ostavlja dovoljno prostora za upoznavanje mjesta u koje dolaziš.

Uz dobru organizaciju vremena i unaprijed pripremljen itinerer, službeno putovanje može biti prilika i za posjet poznatom restoranu ili razgledavanje kulturnih atrakcija i znamenitosti.

Istraživanja su pokazala da su poslovna putovanja bez vremena za ovakve aktivnosti zaposlenicima jednostavno naporna. Kako radna snaga na globalnom tržištu rada postaje sve mlađa, tako raste i broj korporativnih putnika koji poslovna putovanja žele iskoristiti za više od samo posla.

Upravo tako je nastao pojam tvz. „bleisure“ putovanja, odnosno poslovnog putovanja koje donosi i užitak. „Bleisure“ putovanja su i jedan od trendova koji će obilježiti 2020. godinu.

Savjet #5: Prestani gubiti vrijeme na obračun putnih troškova

Budimo iskreni; obračun dnevnica i evidencija putnih troškova su „ubojica“ zabave na službenom putu. Ako na to još dodaš uobičajene scenarije poput izgubljenog računa od vinjete ili zaboravljenog vremena prijelaza granice, obračun putnih troškova lako postaje iskustvo koje samo želiš što prije zaboraviti.

Klasična varijanta računanja ovih brojki „na papiru“ dolazi i sa čestim „greškama u koracima“ zbog kojih će sigurno morati i ponoviti cijeli postupak koji put.

Inozemna službena putovanja su posebna kategorija. Koliko sati si proveo/la u kojoj zemlji? Kako izračunati dnevnicu u tom slučaju? Sve ovo može biti vrlo komplicirano i naporno, ali i ne mora.

Sustav za management putnih troškova je pametno rješenje za sve koji gube sate i sate na obračun prijeđenih kilometara, troškova i iznosa dnevnica. Pomoću aplikacije koja sve ovo radi umjesto tebe, možeš se više posvetiti svom poslu, klijentima i suradnicima, zbog čega na prvom mjestu i ideš na službena putovanja.

Vjerujemo da će vam ovi savjeti pomoći ne samo da preživite, nego da izvučete ono najbolje od svakog službenog putovanja. Zato, odmah krenite sa njihovom primjenom i već danas preuzmite besplatnu verziju GOOMA aplikacije. Vrijeme je da se na službenom putu fokusirate samo na posao.

Objava Donosimo 5 savjeta kako “preživjeti” službeno putovanje pojavila se prvi puta na Gooma.

5 trendova koji će obilježiti poslovna putovanja u 2020. godini

editor — Fri, 17 Jan 2020 08:48:36 +0000

5 trendova koji će obilježiti poslovna putovanja u 2020. godini

Globalno tržište poslovnih putovanja posljednjih godina se stalno širi. Brzo rastuće tržište donosi sa sobom i poprilične promjene, pa se tako i trendovi poslovnih putovanja mijenjaju u 2020. godini. Jedna od najvećih promjena je pojava novog tipa korporativnih putnika. Naime, sve veći broj milenijalaca i članova generacije Z ulazi na tržište rada, a u 2020. godini mogli bi činiti i više od polovice globalnog tržišta rada. Evo kojih pet trendova poslovnih putovanja će obilježiti tekuću godinu.

1. Fleksibilnija politika putnih troškova

Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava proces planiranja službenog putovanja i izračuna naknade putnih troškova. Ipak, ovaj dokument često predstavlja pravi izazov za tvrtke. Ponajviše jer se putovanja često ne odvijaju prema planu.

Tako službeni put vrlo lako može postati skup varijabli koje je nemoguće kontrolirati. Učinkovita politika putnih troškova omogućuje da jednostavnije pratite i kontrolirate putne troškove te lakše organizirate čitavo putovanje.

Novi trendovi poslovnih putovanja u 2020. godini donijeli su izmjene u kreiranju politike putnih troškova. Naime, zbog sve veće potrebe za nekonvencionalnim smještajem te širim izborom kod rezervacije smještaja korporativne politike putnih troškova postaju sve fleksibilnije.

Uz to, Istraživanja su pokazala da zaposlenici lakše prihvaćaju i usvajaju korporativnu politiku putnih troškova ako ona pruža veće mogućnosti i širi izbor prilikom same organizacije službenog putovanja.

2. Nove tehnologije kao novi trendovi poslovnih putovanja

Tehnologija ima ključnu ulogu u kretanju globalnog tržišta poslovnih putovanja. Naime, mobilna tehnologija trenutno čini 39 posto svih rezervacija hotela te 22 posto rezervacija zrakoplovnih karata. Zahvaljujući širenju 5G mreže, ove brojke će sigurno još rasti u idućim godinama.

Nove biometrijske tehnologije, identifikacija pomoću prepoznavanja lica te automatizirani ckeck-in i check-out, značajno će smanjiti vrijeme čekanja na aerodromima te ubrzati sigurnosne procedure. Također, zahvaljujući rješenjima koja nadziru prekid i odgode avionskih ili željezničkih linija, smanjuje se i negativan utjecaj ovih vrlo čestih situacija u javnom prijevozu.

Tehnološki napredak omogućio je korporativnim putnicima i ažurne real-time mobilne notifikacije o svakoj promjeni u njihovom putovanju. Ovo je vrlo korisno kod, primjerice, kašnjenja letova.

Na taj način, zaposlenici mogu na vrijeme prilagoditi svoj poslovni raspored novonastalim okolnostima te izbjeći gubljenje vremena u čekaonicama aerodroma. Također, uvođenjem brzog interneta na letovima, korporativnim putnicima će se omogućiti da budu produktivni i za vrijeme službenog putovanja.

3. Poslovno putovanje kao ulaganje u zaposlenike

Novi trendovi na tržištu sve više pomiču poslovna putovanja u sferu ulaganja i nagrade za zaposlenike. Posljednja istraživanja su pokazala kako najveći dio poslovnih putnika shvaća službeno putovanje kao priliku za profesionalni i osobni razvoj.

Također, milenijalci kao najbrojniji dionici globalnog tržišta rada sve su skloniji poslovnim putovanjima, jer ih doživljavaju kao obogaćujuće iskustvo. Zaposlenici koji češće putuju smatraju se povlaštenima i uključenima, a poslovno putovanje čak može pomoći i u jačanju njihova samopouzdanja i socijalnih vještina.

Upravo zato raste broj tvrtki koje shvaćaju da dinamičan program korporativnih putovanja može postati snažan alat za postizanje veće motivacije i angažiranosti zaposlenika te rast čitavog poslovanja.

4. Poslovna putovanja za užitak

Kako zaposlenici na globalnom tržištu rada postaju sve mlađi, tako raste i broj korporativnih putnika koji poslovna putovanja žele iskoristiti za puno više od samo posla. Tvz. „bleisure“ putovanje, odnosno poslovno putovanje koje donosi i užitak, sve je češća pojava među zaposlenicima diljem svijeta.

Istraživanja pokazuju kako više od polovice internacionalnih korporativnih putnika planira ove godine „produžiti“ svoja poslovna putovanja kako bi mogli uživati i u slobodnom vremenu na planiranoj destinaciji.

Ukoliko vas kao poslodavca brinu novi trendovi zbog potencijalnog smanjenja radne učinkovitosti poslovnog tima povećanja iznosa putnih troškova, sustav za management službenih putovanja otklonit će svaku sumnju i omogućiti jasne i pregledne troškove gdje god se vaši zaposlenici nalaze.

5. Nekonvencionalni smještaj

Novi trendovi poslovnih putovanja odnose se i na smještaj koji korporativni putnici biraju za vrijeme službenog putovanja. Naime, sve veći broj njih odlučuje se za nekonvencionalni smještaj poput stanova i apartmana. U usporedbi sa hotelima, ovakav smještaj pruža veći komfor i „osjećaj doma“ na službenom putu.

Primjerice, više od 70 posto milenijalaca izabralo je upravo smještaj u kući za odmor za vrijeme službenog putovanja. Ovakvi objekti omogućuju novi način istraživanja mjesta koje korporativni putnici posjećuju. Također, kako bi izbjegli promet i gužve, sve veći broj njih odlučuje se za ovakav smještaj izvan centra grada.

Iskoristite prednosti novih trendova u poslovnim putovanjima

Novi trendovi poslovnih putovanja ne mijenjaju činjenicu da ono ostaje važan poslovni aspekt za mnoge tvrtke diljem svijeta. Ukoliko i vaši zaposlenici česti putuju, korisno je na vrijeme biti upućen sa novitetima na tržištu. Na taj način, možete se pravovremeno pripremiti za nadolazeće promjene i prilagoditi im korporativnu politiku putnih troškova i službenih putovanja.

Nove tehnologije i softverska rješenja su u središtu velikog dijela novih trendova na tržištu poslovnih putovanja. Upravo zato, kako bi ostali u koraku sa promjenama koje su već događaju, pravo je vrijeme da razmislite o automatizaciji procesa vezanih uz službena putovanja te uvođenju sustava uz koji službena putovanja postaju jednostavnija.

Objava 5 trendova koji će obilježiti poslovna putovanja u 2020. godini pojavila se prvi puta na Gooma.

Jet lag, mit ili stvarnost?

editor — Fri, 14 Dec 2018 11:52:58 +0000

Jet lag, mit ili stvarnost?

Bez obzira putujete li avionom često ili tek povremeno, ukoliko oplanirate putovanje u odredište s drugom vremenskom zonom velike su šanse da ćete iskusiti jet lag. Jet lag je reakcija našeg tijela na promjenu vremenskih zona. Što je razlika među zonama veća to je i jet lag intenzivniji.

Kako nastaje jet lag?

Naš organizam funkcionira na otprilike 24-satnom vremenskom ciklusu koje nazivamo cirkadijalni ritam. Našim tijelom tako upravlja naš unutarnji biološki sat. Cirkadijalni ritam je uvjetovan izmjenom svjetla i tame, odnosno vremena za budnost i spavanje. Zato u slučaju promjene tri ili više vremenskih zona, dolazi do njegovog poremećaja.

Ovakve promjene se događaju kod putovanja sa istočnih na zapadne dijelove Zemlje. Tada, na neki način, kao da putujemo kroz vrijeme i zato naš organizam treba vremena za prilagodbu na nove uvjete. Lakši oblik jet laga doživjet ćete putujući na zapad, odnosno vremenski unazad. Ovisno o organizmu i količini prijeđenih vremenskih zona, tada ga čak možda uspijete i izbjeći. Međutim, putujući na istok krećemo se unaprijed kroz vrijeme i tada ga je nemoguće izbjeći. Zašto? Iako smo fizički došli na odredište, naš biološki sat je ostao na mjestu polaska. Kao posljedicu možete osjetiti pospanost tijekom dana ili ostati budni cijelu noć.

Koji su simptomi i kako pobijediti jet lag?

Prilagodba na novu vremensku zonu obično traje par dana, a dotad ćete se vjerojatno susretati sa slijedećim vrlo čestim simptomima.

Poremećaj sna – svakako najčešći problem kod promjene vremenskih zona. Do njega dolazi zbog promjene dan/noć, a kao posljedicu vjerojatno nećete biti u stanju ostati budni po danu bez obzira na količinu kofeinu koju unesete u organizam. Naime, vaš biološki sat misli da je noć i ne možete ga uvjeriti u suprotno sve dok se ne prilagodi na novo vrijeme.

Ipak, postoji način da se ovaj simpotom ublaži. Nekoliko dana prije puta počnite se pripremati na novu vremensku zonu na način da, ovisno o vašem odredištu, postepeno prilagodite vrijeme buđenja i odlaska na spavanje. To znači da ako, primjerice, putujete na zapad nekoliko dana prije puta kasnije odlazite na spavanje i kasnije se ustajete ujutro. Ako je to moguće, naravno.

Mitovi o jet lagu

Tableta za spavanje i prespavani put neće vam pomoći da izbjegnete jet lag. Razlog je vrlo jednostavan – jet lag nema veze s nedostatkom sna. On nastaje kao rezultat promjene na vremenske zone. Našem tijelu treba vremena za prilagodbu na nove uvjete bez obzira na količinu sna. U izbjegavanju jet laga neće vam pomoći ni noćni let ili putovanje u prvom razredu na udobnijim sjedalima.

Savjetujemo vam da bookirate dnevni let koji dolazi na destinaciju predvečer. Na taj način ćete izbjeći umor i pospanist veći dio prvog dana svog boravka na novom odredištu. Ako ipak dolazite po danu, nastojte si popuniti raspored s različitim aktivnostima i pritom što više vremena provoditi na dnevnom svjetlu. Naime, upravo dnevno svjetlo djeluje kao stimulans na naš biološki sat i pomaže bržoj prilagodbi.

Izbjegnite konzumaciju alkohola tijekom leta

Iako mnogi misle kako će ih konzumacija alkohola za vrijeme leta opustiti, alkoholna pića izazivaju i dehidraciju koja će vas vrlo vjerojatno razbuditi. Ono što je sigurno je da alkohol ne pomaže smanjiti jet lag. Čak suprotno, od njega jet lag postaje još gori. Isto vrijedi i za kavu i druge kofeinske napitke.

Kako bi izbjegli dehidraciju za vrijeme leta uzimajte veće količine vode. Zrak u avionima je suh i lakše dolazi do dehidracije organizma koja produljuje vrijeme prilagodbe na novu vremensku zonu. Glavobolja, razdražljivost, dezorjentiranost..sve su ovo simptomi jet laga koje želite izbjeći.

Dakle, jet leg nije mit. To je stvarno stanje organizma koje, putujući kroz vremenske zone, jednostavno ne možemo izbjeći. No, znate li što možete izbjeći? Brigu oko putnih troškova i putnih naloga.

Uključite Goomu – isključite brigu oko putnih troškova! Prije odluke o njenom korištenju slobodno je isprobajte BESPLATNO. Želite saznati više? Slobodno nas kontaktirajte i dogovorite sastanak.

Objava Jet lag, mit ili stvarnost? pojavila se prvi puta na Gooma.

Top 5 trendova koji su obilježili poslovna putovanja u 2018. godini

editor — Wed, 12 Dec 2018 08:48:12 +0000

Top 5 trendova koji su obilježili poslovna putovanja u 2018. godini

Jedna od stvari po kojoj su milenijalci kao generacija poznati su poslovna putovanja. Na takvim putovanjim oni koriste sve prednosti koje im omogućuje brzi napredak tehnologije. Upravo zato, 2018. godinu obilježili su ovi digitalni trendovi.

Chatovi uživo umjesto izravnog kontakta

Davno je prošlo vrijeme kada su se rezervacije smještaja, letova i drugih stvari vezanih uz poslovna putovanja obavljale telefonski ili posjetom nekoj agenciji. Tehnologija je to omogućila u svega par klikova iz ureda ili vlastitog doma.

No, kako su korisnicima često potrebne dodatne informacije, mogućnost chata uživo na internetskoj stranici za rezervacije, postala je neizostavna opcija.

Prema rezultatima tvrtke Kayako, specijalizirane za korisničku podršku, 79 % tvrtki koje nude opciju chata bilježe rast prodaje, prihoda, ali i odanosti kupaca.

Online sastanak ili sastanak “uživo”?

Iako nam napredak tehnologije omogućuje da se video pozivom povežemo s bilo kojim dijelom svijeta, prodajni predstavnici i dalje putuju na sastanke s postojećim te novim potencijalnim klijentima.

Zašto? Da, online sastanci i chatovi pomažu da brže dođemo do informacija ili riješimo manji problem. No, sastanak uživo donosi više mogućnosti kad je u pitanju sklapanje novih poslova. Ljudska interakcija ne obuhvaća samo verbalnu već i u velikoj mjeri neverbalnu komunikaciju, koju je teže tumačiti „na daljinu“.

Fleksibilniji programi poslovnih putovanja

Poslovna putovanja stalno se moraju prilagođavati promjenama na tržištu koje uvjetuju napredak tehnologije ali i nove radne navike zaposlenih ljudi, koji iznimno cijene ravnotežu između poslovnog i privatnog.

Upravo zato su im potrebni fleksibilni programi putovanja. Na što točno mislimo? Produžetak putovanja u privatne svrhe, odabir Airbnb smještaja umjesto klasičnog hotelskog, najam automobila umjesto javnog prijevoza i slično.

Sigurnost poslovnih putnika dolazi na prvo mjesto

ada je riječ o poslovnim putovanjima, loši vremenski uvjeti i prometne nezgode nisu jedino što brine poslodavce. Kriminal, teroristički napadi, prirodne katastrofe, ali i napadi na elektroničke podatke. Sve su to razlozi zbog kojih su poslodavci ove godine više pažnje posvetili komunikaciji s putnicima, upotrebi GPS uređaja ali i treninzima zaposlenika.

Treninzi su se pokazali naročito korisnima kada je u pitanju zaštita elektroničkih podataka. Naime, zaposlenici koji poslovno putuju često nose povjerljive podatke na svojim računalima, vanjskim diskovima ili u cloudu.

Zato je nužno upoznati ih s rizicima i objasniti kada se mogu spojiti na WiFi, zašto bi trebali onesposobiti Bluetooth u nepoznatom području ili kako spriječiti fizičku krađu njihovih uređaja.

Rezervacije i plaćanja putem mobilnih uređaja

Prema Googleovom istraživanju, u 2016. godini 70 % poslovnih putnika svoje je rezervacije obavilo na pametnim telefonima. Već iduće godine taj podataka je iznosio 79 %.

Istraživanje DCC Foruma pokazuje da 51 % poslovnih putnika smatra kako će u narednih deset godina sva plaćanja moći obavljati putem mobilnih uređaja.

Upravo zato, korisnicima je potrebno olakšati cijeli proces kroz aplikaciju koja obuhvaća sve radnje vezane uz poslovna putovanja – od planiranja, praćenja do rezervacija smještaja ili prijevoza.

Aplikacija GOOMA omogućit će vam praćenje putnih troškova gdje god se nalazili. Prije odluke o njenom korištenju slobodno je BESPLATNO isprobajte.

Objava Top 5 trendova koji su obilježili poslovna putovanja u 2018. godini pojavila se prvi puta na Gooma.

Što je učinkovita politika putnih troškova i kako ju napisati?

editor — Mon, 22 Oct 2018 12:28:36 +0000

Kako napisati učinkovitu politiku putnih troškova?

Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja. Ipak, pisanje učinkovite putne politike velikom broju tvrtki i dalje predstavlja izazov. Zašto? Prije svega, jer se putovanja često ne odvijaju prema planu. Otkazani letovi, kvarovi na vozilu, problemi u hotelu ili neplanirani troškovi. Zvuči poznato?

Istina je. Putni troškovi zaista mogu biti skup varijabli koje je nemoguće kontrolirati. Razlog više zašto vam zaista treba politika putnih troškova. postavlja se pitanje da li je vrijedno trošiti vrijeme na stvaranje politika putnih troškova?

Što kada politika putnih troškova nije definirana?

Evo realnog primjera. Kako ćete kontrolirati dodatne troškove ako niste definirali koju klasu ili tip automobila je vašim zapolenicima dozvoljeno rentati na službenom putu? Trebaju li zaista vaši troškovi ovisiti o osobnom izboru zaposlenika? Naravno, da ne.

Bez obzira je li riječ o velikoj ili maloj tvrtki, imate li 40 ili samo 4 zaposlena, politika putnih troškova je nešto što jednostavno morate imati. Na taj način dobivate mogućnost jednostavnije pratiti i kontrolirati putne troškove, ali i voditi računa o potrebama svojih zaposlenika.

Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima mora pružati:

Organiziran postupak rezervacije putovanja
Jednostavan postupak nadoknade troškova
Uštedu
Sigurnost od prijevara
Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Politike putnih troškova mogu se razlikovati ovisno o ciljevima, putovanjima i kulturi tvrtke. Ipak, ovih nekoliko savjeta za kreiranje učinkovite politike putnih troškova, mogu se primijeniti bkod svih tvrtki.

Tko treba biti uključen?

Prilikom oblikovanja politika putnih troškova važno je uključiti ove odjele unutar vaše tvrtke;

Financije i računovodstvo – prate troškove zaposlenika i obavljaju kontrolu i nadzor ove značajne stavke rashoda
Operacije – uključite osobu koja ima široko znanje o poslovnim procesima vaše tvrtke.
Ljudski resursi – uobičajeno je da se tvrtke oslanjaju na svoje HR odjele za svakodnevno upravljanje putovanjima.

Svakako se savjetujte i sa zaposlenicima koji često putuju, jer vam oni mogu najbolje ukazati na potencijalne probleme koje učinkovita politika putnih troškova može riješiti.

Politika putnih troškova – što trebate znati unaprijed?

Definirajte ciljeve

Odredite prioritete i fokusirajte se na njih.

Evo nekoliko mogućih ciljeva:

Smanjiti troškove putovanja
Povećati virtualne sastanke
Osigurati bolje cijene hotela
Poticati angažman preferiranih dobavljača
Smanjiti naknade za putničke agencije
Povećati korištenje online rezervacija
Ubrzati postupak isplate troškova
Ponuditi zaposlenicima veći broj opcija rezerviranja letova i hotela

Upoznajte troškove

Analizirajte strukturu svojih putnih troškova. Kako? Odgovorom na pitanja “tko”, “što”, “gdje” i “kada”?

Tko? – Definirajte zaposlenike koji najviše putuju kako bi vam mogli pomoći oko definiranja politike putnih troškova i pridržavanja njenih odredbi. Ovaj podatak također je važan u slučaju kada politike putnih troškova oblikujete na temelju specifičnog odjela ili rdnog mjesta.

Što? – Kako bi dobili osjećaj gdje možete postići uštede, morate znati i strukturu troškova. Saznajte koju vrstu smještaja zaposlenici najčešće odabiru, na koji način vrše rezervacije, koje prijevozno sredstvo koriste…

Gdje? – Za jasnu sliku troškova, morate znati gdje su oni nastali. Mogu se značajno razlikovati ovisno o državi ili gradu. Upravo zato jako je važno defnirati na kojoj lokaciji nastaje najveći dio putnih troškova te na temelju toga izraditi smjernice. Primjer? Sastavite prijedlog hotela za određeni grad.

Kada? – Neočekivana putovanja su nezaobilazna, ali su skupa. Politikom putnih troškova potičite da se rezervacije odrađuju unaprijed, a ne u zadnji tren kako bi last minute put postao iznimka, a ne pravilo.

Pretpostavite potencijalne probleme na poslovnom putu

Politika treba biti jasna, jednostavna i temeljita te pokrivati svaku fazu putovanja- od rezervacije do isplate troškova. Najjednostavniji način da to postignete je vizualizirati sve korake koje vaš zaposlenik prolazi kod organiziranja putovanja. Nakon toga, usredotočite se na rješavanje potencijalnih problema.

Rezervacija – kako i na koji način zaposlenici rezerviraju putovanja? Smiju li rezervacije obavljati sami ili će to za njih odraditi ovlaštena osoba?

Plaćanje – na koji način se vrše plaćanja putnih troškova? U kojim situacijama zaposlenici dobivaju predujam? Moraju li sva plaćanja biti izvršena isključivo putem business kartice? Priznaju li se računi koji nisu R1? Ako da, u kojim slučajevima?

Odobrenja – Definirajte proces odobravanja putovanja? U kojim situacijama odobrenja nisu potrebna ?

Naknada – Kako funkcionira naknada troškova? U kojoj formi mora biti predan izvještaj? Bez kojih elemenata nije moguće izvršiti naknadu. Ne zaboravite definirati vremenski rok za predaju izvještaja, počevši od dana nastanka troška.

Letovi – Definirajte kriterije za odabir letova. Iako većina putnika zbog rasporeda preferira izravne letove, ponekad je isplativije kombinirati više letova. Uz to, odredite i razred rezervacije ovisno o dužini leta ili trajanju putovanja.

Hoteli – Cijene hotela značajno se razlikuju ovisno o lokaciji. Tako će npr. hotel s tri zvjezdice u Berlinu vjerojatno biti skuplji od hotela s pet zvjezdica u Zagrebu. Upravo zbog toga, mnoge tvrtke definiraju popis predloženih hotela ovisno o odredištu.
Koji su hotelski troškovi pokriveni naknadom ? Većina tvrtki ne pokriva troškove mini bara ili korištenje hotelske usluge kemijske čišćenja. Na popisu priznatih troškova su korištenje hotelskog parkinga ili trošak kasne odjave iz hotela.

Rent a car – odredite jasne smjernice za najam automobila. Definirajte vrstu i veličinu vozila, osiguranje i način naknade troškova goriva.

Troškovi hrane – Jedna od najvećih nedoumica za vaše zaposlenike na putovanju. Naime, iako je cijena obroka najčešće znatno niža od cijene leta i hotela, to ne znači da trebate zanemariti ovu kategoriju troškova. Ipak, izbjegavajte stroga pravila na ovom području. Umjesto toga, izradite opće smjernice za potrošnju na obroke, bilo da se radi o zaposlenicima ili vašim klijentima.

Kako poboljšati usklađenost?

Svi vaši djelatnici, posebno novi članovi tima, moraju biti upoznati s poltiikom putnih troškova tvrtke. Dokumenti kojima definirate ovaj dio poslovanja moraju biti dostupni svima u tvrtki, bilo putem intraneta ili e-maila.

Uključite li zaposlenike u ovaj proces i pokažete li im da je riječ o uvođenju sustava nagrađivanja poželjnog, a ne kažnjavanje lošeg ponašanja, rezultati će sigurno biti bolji. Čak i nakon uvođenja novih pravila, svako toliko razgovarajte sa zaposlenicima. Pitajte ih za njihovo mišljenje te u skladu s tim radite i potrebne izmjene. Politika putnih troškova ne može se provoditi prisilno. Uz to, zaista nema smisla ukoliko ne ispunjava sve potrebe kako same tvrtke, tako i njenih zaposlenika.

Objava Što je učinkovita politika putnih troškova i kako ju napisati? pojavila se prvi puta na Gooma.