Planiranje i dobra organizacija

Dobar planiranje je temelj svakog uspješnog poslovnog putovanja. Unaprijed pripremite popis nužnih stvari, uključujući putne dokumente, rezervacije, poslovne materijale, odjeću i ostale potrepštine. Organizirajte svoj raspored putovanja kako biste izbjegli nepotrebne žurbe i stres. Imajte na umu vremenske razlike, raspored sastanaka i prijevoz kako biste mogli pravovremeno reagirati na eventualne promjene.

Za još savjeta pročitajte kako se pripremiti za poslovni put u 6 jednostavnih koraka. Članak vam može pomoći da nešto ne zaboravite. Također, nemojte se bojati svojem nadređenom postaviti sva eventualna pitanja. Neki od njih su: kakva je poslovna politika oko službenih putovanja, koji su troškovi pokriveni, imate li putno osiguranje itd. Više pitanja možete vidjeti ovdje.

Odaberite pogodan smještaj

Kvalitetan smještaj je ključan za opuštanje i regeneraciju tijekom poslovnih putovanja. Ukoliko imate mogućnost biranja, odnosno ako vaš poslodavac nema osobu za management službenih putovanja već organizaciju prepušta djelatnicima, odaberite hotel koji vam omogućuje mir i tišinu, ali istovremeno je blizu vaših sastanaka ili konferencija. Hotel s dobro opremljenim fitness centrom ili spa-om može vam pomoći da se opustite nakon napornog radnog dana.

Tehnologija kao saveznik

Pametno koristite tehnologiju kako biste olakšali putovanje. Preuzmite aplikacije koje vam mogu pomoći u s putnim nalogom, obračunom putnih troškova, računima i bilježenjem kilometraže. Također, aplikacije za praćenje vremenske prognoze, lokacije sastanaka i ponude restorana u blizini su također vrlo korisne da smanjite stres i uštedite vrijeme. Tehnologija vam također omogućuje održavanje kontakta s obitelji i kolegama, što može pomoći u smanjenju osjećaja izolacije tijekom putovanja.

Više energije, više fokusa

Poslovna putovanja mogu biti izazovna, ali i iznimno ispunjavajuća iskustva. Upravljanje stresom tijekom ovih putovanja ključno je za očuvanje vašeg zdravlja i produktivnosti. Pažljivo planiranje, organizacija, briga o zdravlju te pametno korištenje tehnologije, omogućit će vam ugodno i uspješno putovanje. Zapamtite, smanjenje stresa tijekom poslovnih putovanja nije samo dobro za vas osobno, već i za vaš posao, jer ćete biti produktivniji i fokusiraniji na postizanje ciljeva.

Dnevnice koje donose mrak na oči

Jedan od glavnih izazova s kojima se susrećete prilikom poslovnih putovanja je izračun dnevnica. Dnevnica predstavlja novčanu naknadu koju putnik dobiva za prehranu i smještaj tijekom službenog putovanja u zemlji i inozemstvu, pri čemu mjesto rada ili prebivališta radnika mora biti udaljeno najmanje 30 kilometara od upućenog mjesta.

Izračun dnevnica temelji se na Zakonu o porezu na dohodak i Pravilniku o porezu na dohodak i tu su propisani iznosi dnevnica koje poslodavac može neoporezivo isplatiti, no u pravilniku o radu ili drugom poslovnom dokumentu može biti propisan i veći iznos. Dnevnice za službeno putovanje unutar zemlje pri čemu putovanje traje više od 12 sati dnevno iznose 26,55 eura (puna dnevnica), dok se dnevnice za put koji traje više od 8 sati, a manje od 12 sati dnevno neoporezivo mogu isplatiti u svoti od 13,28 eura.

Ako je na službenom putovanju na teret poslodavca osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30%, a ako su osigurana dva obroka za 60%.

Za putovanje u inozemstvo dnevnica je određena prema državi u koju se putuje.

Izračun dnevnica jedan je od najzahtjevnijih segmenata službenih putovanja, stoga se mnogi često odlučuju za automatizirana rješenja koja olakšavaju svu papirologiju i matematiku vezanu za poslovno putovanje.

Zaključak

Poslovna putovanja mogu biti naporna, ali digitalna rješenja mogu puno ublažiti sve izazove. Pažljivo praćenje smjernica tvrtke, transparentnost i točno dokumentiranje svih informacija ključno je za izbjegavanje mogućih problema i poteškoća. Uz pravilan pristup i pažnju prema tim postupcima, putovanje može biti produktivno i bez problema, omogućavajući vam da se usredotočite na svoj posao i ostvarite svoje ciljeve.

Savjeti za bleisure putovanje

Ako planirate službeni put i želite proširiti svoje iskustvo, evo nekoliko savjeta kako najbolje iskoristiti svoje putovanje:

Planirajte unaprijed: uključite slobodne aktivnosti u svoj itinerar kada planirate poslovno putovanje. Istražite lokalne atrakcije, restorane i aktivnosti u slobodno vrijeme dostupne na vašem odredištu i rasporedite ih u svoj plan puta. Svakako razmislite o vremenu i energiji potrebnim za aktivnosti vezane uz posao i prema tome planirajte slobodne aktivnosti.

Provjerite politiku svoje tvrtke: Provjerite management službenih putovanja i politiku svoje tvrtke o bleisure putovanjima. Raspitajte se kod voditelja i provjerite je li politika tvrtke usklađena s vašim planovima. Neke tvrtke mogu imati posebne smjernice ili ograničenja o kombiniranju rada i slobodnih aktivnosti, stoga je važno unaprijed se upoznati s njima.

Komunicirajte sa svojim poslodavcem i klijentima: Obavještavajte svog poslodavca i klijente o svojim planovima za slobodno vrijeme. Budite transparentni u pogledu svojih namjera i osigurajte da vaše obveze vezane uz posao nisu ugrožene. Obavijestite svoju dostupnost i raspored u skladu s tim kako biste izbjegli bilo kakve nesporazume.

Vodite računa o troškovima: Iako putovanje u slobodno vrijeme može biti ugodno, važno je osigurati da su vaši troškovi razumni i unutar politike vaše tvrtke. Odvojite svoje poslovne troškove i troškove slobodnog vremena i vodite odgovarajuću dokumentaciju u svrhu nadoknade. Sve što morate znati o trošku službenog puta pronađite OVDJE.

Ostanite produktivni: Upamtite da ste na poslovnom putu i da bi vam obveze vezane uz posao trebale biti prioritet. Pobrinite se da ispunjavate svoje radne obveze i poštujete svoje rokove. Što to znači? Planirajte svoje slobodne aktivnosti na način da vas ne ometaju u poslovnim obvezama.

Što će biti dalje?

Kako koncept ravnoteže između poslovnog i privatnog života postaje sve važniji u današnjem brzom svijetu, bleisure putovanja vjerojatno će nastaviti svoju uzlaznu putanju. Uz aplikacije koja putnicima omogućuju da ne brinu za ispunjavanje putnih naloga i obračun putnih troškova, slobodnog vremena na službenim putovanjima ima sve više.

Dakle, ako ste poslovni putnik, razmislite o uključivanju osobnih aktivnosti u svoje sljedeće putovanje i iskusite prednosti ovog rastućeg trenda. Sretan put!

Što nas čeka i čemu se veseliti?

#1

Za početak sretna vijest – službena putovanja u poduzećima vraćaju se na staro! Trendovi pokazuju kako budžeti i broj putovanja dostižu postotke kakvi su bili prije pandemije. Naime, tada je internacionalna mobilnost pala za 65%, a tržište poslovnih putovanja palo je za više od pola. Svijet je jedva dočekao da se sve mjere povuku i da se slobodno krećemo, stoga ne čudi što velika većina ljudi jedva čeka negdje otputovati – pa čak i radi posla.

#2

Hibridni način održavanja evenata i konferencija u 2023. godini i dalje će biti popularan. Što to znači? Za događaje do 30 minuta mnogi će upotrebljavati video pozive i konferencije, dok će se za dulje događaje koji zahtijevaju posvećenost i potpunu pažnju radije odabirati opcije održavanja uživo koja će uključivati poslovni put.

#7

Na poslovnim putovanjima tehnologija nije luksuz, nego potreba. I pri tome ne mislimo na laptop i potrebne alate za poslovni sastanak, već za alate i softverska rješenja koja omogućuju bezbrižan put. Na poslovnom putovanju trebate se usredotočiti na ostvarivanje ciljeva i produktivnost. Ne biste trebali razmišljati o ispunjavanju putnih troškova, popisivanju kilometraže ili obračunu putnih troškova. Takve stvari prepustite pametnim sustavima.

 

#8

Opet planiramo unaprijed! Iako se čini kao mala stvar, ako se sjetite kako prije dvije godine nismo znali hoćemo li za tjedan dana moći van iz županije, činjenica da se danas planiraju putovanja par mjeseci unaprijed je poprilično ohrabrujuća i pozitivna! Zato spremite kofer, sjednite u auto i kako se kaže: „Put pod noge!“

Rizici kod upravljanja službenim putovanjima

Čak i uhodani manageri službenih putovanja imaju dane gdje sve pođe naopako. Nenadani izazovi na putovanju, kašnjenja, iznenadni troškovi, otkazivanja leta, otkazivanja rezervacije, nenamjerne greške zaposlenika ili čak sami ljudski faktor često su nepredvidljivi i teško je držati sve konce u svojim rukama. Par izgubljenih računa prilikom puta ili krivo unesena kilometraža mogu poremetiti cijeli završni izvještaj, a manageru zadati glavobolje kod računanja.

Kako biste to spriječiti, slijedite sljedeće upute:

1. Nabavite pametan alat

Krojač treba dobru šivaću mašinu. Osoba zadužena za poslovni put zaposlenika treba dobar sustav za management službenih putovanja. Automatizacija može ubrzati proces, smanjiti troškove i rizike koji se događaju. U današnjem svijetu postoje brojna digitalna rješenja koja mogu povećati produktivnost i optimizirati poslovanje, kao i razni alati koji omogućavaju da komplicirana dokumentacija bude jednostavnija, pa čak i zabavna. Ako računima, nabavom ili ugovorima možete upravljati brzo i s jednog mjesta, zašto to ne biste mogli u slučaju službenih putovanja?

Nabavite aplikaciju koja je jednostavna za korištenje zaposlenicima, a istovremeno manageru putovanja omogućava detaljno izvješće i analizu svih putnih troškova na preglednom sučelju. Mali osobni asistent koji radi dan i noć s bilo kojeg mjesta je uvijek dobrodošao, zar ne? Zaboravite na ispunjavanje putnog naloga, na prikupljene račune s putovanja, zapisivanje kilometraže ili mukotrpne izračune troškova- Gooma sve radi sama.

2. Educirajte zaposlenike

Iako je u većini organizacija tempo vrlo brz i događaju se stalne promjene, svi se uvijek pojave na zakazanom sastanku, zar ne? Organizirajte sastanak za sve zaposlene koji moraju službeno putovati i na jasan način objasnite politiku organizacije o tom pitanju. Pokažite im gdje se mogu naći svi dokumenti i objasnite kome se mogu javiti u slučaju nedoumica. Možete se voditi pitanjima koje bi svaki zaposlenik morao postaviti prije poslovnog putovanja. To mogu biti pitanja poput: „Koji su troškovi pokriveni?“, „Koje račune sačuvati?“ ili „Smije li netko putovati s njima?“. Odgovore složite u mali vodič koji će svima uvijek biti dostupan i koristan.

3. Raspored i planiranje

Pravovremeno rješavanje poteškoća od managera poslovnih putovanja zahtjeva pomno planiranje i stalnu dostupnost.

Osmislite raspored putovanja zaposlenika kako biste u svakom trenutku znali gdje se tko nalazi, centralizirajte analizu troškova kako biste uvijek znali koliko je budžeta preostalo te omogućite brzi pristup informacijama za osobe koje su na službenom putovanju. Interni chatbot koji pruža brzu, 24/7 podršku bi mogao smanjiti upite za managera i pružiti brze, točne i provjerene informacije zaposlenicima u slučaju da u tom trenutku ne mogu doći do nadređene osobe. Kroz osjećaj sigurnosti raste zadovoljstvo, a zadovoljan radnik je najproduktivniji u svojim zadacima, bez obzira gdje se nalazi.

Bolja organiziranost, manji troškovi

Dobar management službenih putovanja temelji se na uštedi vremena i novaca. Pratite troškove kroz digitalni alat, budite svjesni mogućih rizika i uvijek planirajte unaprijed. Pregledni podaci, mogućnost automatskog izračuna dnevnica, evidencija troškova prema podkategorijama ili detaljna analitika po zaposlenicima omogućuje bolju organiziranost, a samim time uspješnije upravljanje poslovanjem. Zaboravite na stres oko puta. Neka poslovna putovanja postanu zanimljivo iskustvo s uspješno ostvarenim ciljevima. Sretno!

1.Kakva je poslovna politika tvrtke oko službenih putovanja?

Ukoliko radite u većoj organizaciji, postoji velika šansa da postoji unaprijed definirana poslovna politika tvrtke u vezi poslovnih putovanja. Ova vrsta poslovne politike uključuje pravila koja zaposlenici trebaju poštivati prije, za vrijeme te nakon službenog puta, kao i korisne savjete. Posljednjih mjeseci, mnoga poduzeća koja i nisu imala politiku putovanja, morale su je definirati i prigrliti upravljanje ovim segmentom. Logično je, poslovna putovanja za vrijeme Covid- 19 postavila su nove izazove. Osoba koja se oko toga najčešće brine i koja ima navedene informacije je većinom netko iz HR odjela tvrtke, a osim što vam ona može dati uvid u samu politiku o putovanjima, može vam i reći tko je za što odgovoran. Raspitajte se prije poslovanja i budite svjesni svojih prava, kao i obaveza.

 2. Koji su troškovi poslovnog putovanja pokriveni?

Glavni problem kod poslovnih putovanja je utvrditi koji su to nužni troškovi koje bi organizacija trebala pokriti. Također, dodatan problem nestaje kod ispunjavanja putnih naloga, grešaka koje se u tom procesu dogode i nepotpune evidencije. Naime, da bi poslodavac mogao pokriti troškove putovanja, zaposlenik ih mora vjerodostojno prikazati. Međutim, često se dogodi da izgubimo račune ili ih ne ponesemo, zaboravimo unijeti neko vrijeme stanke, kilometraže ili iznos/račun benzina. Sva sreća, za takve situacije danas postoje odlična automatizirana digitalna rješenja. Sustav za management službenih putovanja Gooma jedno je od njih. Ne samo da omogućuje lakše upravljanje troškovima za vrijeme putovanja,  već je korisna i za evidenciju i obračun putnih naloga nakon putovanja.

8. Što da radim u nepredviđenim slučajevima popust nesreća ili nezgoda?

Jedno od pitanja koja morate postaviti prije poslovnog putovanja je što ako se dogodi neka nenadana, nesretna situacija ili se nađete u opasnosti. Rijetko tko želi razmišljati o lošim scenarijima, no poželjno je i mudro provjeriti s poslodavcem imate li putno osiguranje, što ako dođe do nezgoda u prometu poput prometnih nesreća ili kašnjenja letova te tko je osoba koju možete kontaktirati za pomoć.

9. Imam li unaprijed definiran i popunjen raspored?

Upravljanje vremenom izrazito je bitno u managmentu. Vrijeme je novac i najčešće, sve organizacije se trude što više optimizirati resurse uz što kraće utrošeno vrijeme. Moguće je da je vaš poslovni put kompletno isplaniran, od check in-a u hotelu u 10:00, poslovnog sastanka od 10:20-12:50, ručka u 13 h, kava sa poslovnim parterom od 14:00-14:30, još jednog sastanka, trećeg sastanka u 15:10… shvatili ste što mislimo. Zbog gustog rasporeda i puno obaveza, ponekad nije loše da netko stručan unaprijed definira vaše vrijeme, no u tom slučaju obavezno morate biti upućeni u plan. Zato – tko pita, ne skita!

10. Koja su Covid- 19 pravila u toj regiji?

Nadamo se kako ovo pitanje nećemo još dugo morati postavljati, no trenutno je jedno od bitnijih. Raspitajte se kod poslodavca, u medijima i na internetu koje su najnovije informacije o koronavirusu kakva su pravila te trenutne mjere. Ukoliko putujete u inozemstvo provjerite što je potrebno prije ulaska preko granice, kakve su mjere u državi u koju ulazite te posebice, koje su vaše obaveze nakon povratka. Ukoliko ćete morati ostati u samoizolaciji zbog zaštite drugih oko sebe, bitno je da i vi i vaš poslodavac toga budete svjesni. Planirajte pametno i raspitajte se unaprijed!

Poslovno putovanje može biti izazovno, no i predivno iskustvo. Upoznavanje novih ljudi, edukacije, sastanci i u konačnici, poslovni uspjeh koji se može dogoditi zbog vrhunski odrađenog službenog puta od neprocjenjive su vrijednosti i za vas kao pojedinca te za poslovanje općenito. Kako biste što više razmišljali o poslu, a manje o putnim nalozima, troškovima i obračunima putnih troškova, isprobajte aplikacije koje vam navedeno mogu olakšati.  Gooma sustav samo uključite na mobitelu prije poslovnog putovanja i sve radi za vas, bez obzira gdje se nalazili i kojim prijevoznim sredstvom putovali. Ne vjerujete? Pročitajte kako izgleda putovanje uz takvu aplikaciju, kontaktirajte nas i isprobajte ju besplatno.