Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?

editor — Thu, 14 Oct 2021 18:59:59 +0000

Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?

Znate li da je 20% svih putovanja na svijetu povezano s poslom? Ovaj podatak ukazuje na jačinu globalizacije, no i rastuću potrebu za širenjem networka u poslovnom svijetu. Kako bi bile konkurentne na tržištu, organizacije raznih djelatnosti šire se sklapanjem poslovnih veza ili otvaranjem poslovnica na različitim dijelovima zemlje. Za takav rast i poslovni razvoj nužno je putovati. Samim time, nužan je i management službenih putovanja.

Management službenih putovanja – ono o čemu svaki poslodavac sanja

Dolazak i odlazak na posao nije poslovni put. Poslovno putovanje uključuje planirani odlazak na udaljeno mjesto radi poslovnog sastanka, kongresa, edukacije, sajma, širenja kontakata… Uzrok putovanja je uvijek obavljanje poslovnog zadatka i ostvarivanje postavljenog cilja. Kako bi ono bilo uspješno, potrebno je ispuniti mnoge legislativne i birokracijske stavke (ispunjavanje putnih naloga, praćenje i izračun troška, izračun dnevnica…) Sve što morate znati možete vidjeti u blogu: Trošak službenog puta.

Management službenih putovanja je proces kontrole, praćenja i izvještavanja o troškovima službenog putovanja. Iako u mnogim slučajevima zaposlenici sami upravljaju poslovnim putovanjem (npr. Ispunjavaju putne naloge, čuvaju račune putovanja, zapisuju kilometražu), organizacija putovanja je prepuštena zaduženim osobama organizacije (na primjer, administracija ili HR odjel) ili vanjskoj putnoj agenciji. Kako bi management službenih putovanja bio što jednostavniji i kako ne bi iziskivao mnogo vremena za zaduženog in-house pojedinca, bitno je uspostaviti neka pravila.

Politika poslovnih putovanja

Za dobro upravljanje službenim putem zaposlenika, organizacija bi trebala imati definiranu politiku poslovnih putovanja. Statistika pokazuje kako je ima samo 60% organizacija. Ako uzmemo u obzir da, u slučaju kada organizacija ima navedenu politiku, čak 40% zaposlenika ne poštuje njena pravila, možemo zaključiti kako u većini slučajeva management službenih putovanja nije na optimalnoj razini. Razgovor, jasno definirane upute kroz interne dokumente ili u vodičima na recimo te edukacija zaposlenika o politici poslovnih putovanja organizacije može znatno unaprijediti management službenih putovanja. Osim toga, reducirati troškove i smanjiti mogućnost kriznih situacija.

Što ulazi u management službenih putovanja?

Osoba zadužena za organizaciju službenih putovanja i njen management ima razne zadatke. Ovisno o veličini tvrtke i potrebama za službenim putem, to može biti jedna osoba čije se djelomično ili puno radno vrijeme svodi na organizaciju puta zaposlenika, kao i kompletan odjel.

Najvažniji zadaci managera poslovnih putovanja su pregovaranje i analiza oko odabira i rezervacije smještaja, organizacija prijevoza (omogućiti službeni automobil zaposleniku, educirati ga ukoliko koristi vlastiti ili nabaviti karte ukoliko se radi o avionu, vlaku ili prijevozu brodom) te evaluacija i praćenje putnih troškova.

Za managera putovanja bitno je definirati upute u slučaju krizne situacije, pomoći zaposleniku da kroz cijelo putovanje ima oslonac u slučaju iznenadnih situacija i osigurati da se kroz putovanje drži dogovorenih budžeta. Nakon nekog vremena zaposlenici koji češće putuju savladaju proces zapisivanja troškova te nakon povratka, na manageru ostaje analiza troškova te kompletno izvješće voditeljima o cjelokupnim troškovima službenih putovanja za organizaciju.

Rizici kod upravljanja službenim putovanjima

Čak i uhodani manageri službenih putovanja imaju dane gdje sve pođe naopako. Nenadani izazovi na putovanju, kašnjenja, iznenadni troškovi, otkazivanja leta, otkazivanja rezervacije, nenamjerne greške zaposlenika ili čak sami ljudski faktor često su nepredvidljivi i teško je držati sve konce u svojim rukama. Par izgubljenih računa prilikom puta ili krivo unesena kilometraža mogu poremetiti cijeli završni izvještaj, a manageru zadati glavobolje kod računanja.

Kako biste to spriječiti, slijedite sljedeće upute:

1. Nabavite pametan alat

Krojač treba dobru šivaću mašinu. Osoba zadužena za poslovni put zaposlenika treba dobar sustav za management službenih putovanja. Automatizacija može ubrzati proces, smanjiti troškove i rizike koji se događaju. U današnjem svijetu postoje brojna digitalna rješenja koja mogu povećati produktivnost i optimizirati poslovanje, kao i razni alati koji omogućavaju da komplicirana dokumentacija bude jednostavnija, pa čak i zabavna. Ako računima, nabavom ili ugovorima možete upravljati brzo i s jednog mjesta, zašto to ne biste mogli u slučaju službenih putovanja?

Nabavite aplikaciju koja je jednostavna za korištenje zaposlenicima, a istovremeno manageru putovanja omogućava detaljno izvješće i analizu svih putnih troškova na preglednom sučelju. Mali osobni asistent koji radi dan i noć s bilo kojeg mjesta je uvijek dobrodošao, zar ne? Zaboravite na ispunjavanje putnog naloga, na prikupljene račune s putovanja, zapisivanje kilometraže ili mukotrpne izračune troškova- Gooma sve radi sama.

2. Educirajte zaposlenike

Iako je u većini organizacija tempo vrlo brz i događaju se stalne promjene, svi se uvijek pojave na zakazanom sastanku, zar ne? Organizirajte sastanak za sve zaposlene koji moraju službeno putovati i na jasan način objasnite politiku organizacije o tom pitanju. Pokažite im gdje se mogu naći svi dokumenti i objasnite kome se mogu javiti u slučaju nedoumica. Možete se voditi pitanjima koje bi svaki zaposlenik morao postaviti prije poslovnog putovanja. To mogu biti pitanja poput: „Koji su troškovi pokriveni?“, „Koje račune sačuvati?“ ili „Smije li netko putovati s njima?“. Odgovore složite u mali vodič koji će svima uvijek biti dostupan i koristan.

3. Raspored i planiranje

Pravovremeno rješavanje poteškoća od managera poslovnih putovanja zahtjeva pomno planiranje i stalnu dostupnost.

Osmislite raspored putovanja zaposlenika kako biste u svakom trenutku znali gdje se tko nalazi, centralizirajte analizu troškova kako biste uvijek znali koliko je budžeta preostalo te omogućite brzi pristup informacijama za osobe koje su na službenom putovanju. Interni chatbot koji pruža brzu, 24/7 podršku bi mogao smanjiti upite za managera i pružiti brze, točne i provjerene informacije zaposlenicima u slučaju da u tom trenutku ne mogu doći do nadređene osobe. Kroz osjećaj sigurnosti raste zadovoljstvo, a zadovoljan radnik je najproduktivniji u svojim zadacima, bez obzira gdje se nalazi.

Bolja organiziranost, manji troškovi

Dobar management službenih putovanja temelji se na uštedi vremena i novaca. Pratite troškove kroz digitalni alat, budite svjesni mogućih rizika i uvijek planirajte unaprijed. Pregledni podaci, mogućnost automatskog izračuna dnevnica, evidencija troškova prema podkategorijama ili detaljna analitika po zaposlenicima omogućuje bolju organiziranost, a samim time uspješnije upravljanje poslovanjem. Zaboravite na stres oko puta. Neka poslovna putovanja postanu zanimljivo iskustvo s uspješno ostvarenim ciljevima. Sretno!

Objava Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate? pojavila se prvi puta na Gooma.

Uz digitalna rješenja putni troškovi postaju jednostavniji

editor — Mon, 24 Sep 2018 01:03:18 +0000

Uz digitalna rješenja putni troškovi postaju jednostavniji

Istraživanja pokazuju kako će do kraja 2020. godine ukupan iznos korporativnih troškova putovanja na svjetskoj razini doći do brojke od čak 1,6 milijardi dolara godišnje. Da, poslovnih putovanja je zaista mnogo, a putni troškovi uključuju letove, najam automobila, smještaj u hotelu i kotizacije za događanja.

Jedna od prvih pomisli na poslovni put je silna papirologija koju morate rješavati prije, za vrijeme i po povratku s putovanja. No, što kada bi smo vam rekli da postoji način na koji putni troškovi postaju puno jednostavniji i brži za rješavanje? Ili da dosadnu papirologiju možete riješiti iz automobila?

Način na koji to postaje moguće je primjenom digitalnih rješenja. Kako? Automatizirano praćenje i vođenje putnih troškova cijeli proces čini puno jednostavnijim. Ovaj trend je aktualan u svijetu posljednjih nekoliko godina.

Ovakva pametna rješenja imaju isti cilj;

pojednostaviti unošenje i pregled podataka
smanjiti količinu ručnog unosa podataka
povećati transparentnost.

U nastavku donosimo pregled rješenja koja su dostupna na tržištu.

Dostupni modeli sustava za evidenciju putnih troškova

1. ERP sustav ( Enterprise Resource Planning)

Najjednostavnije rečeno, ERP softver pomaže tvrtki ili organizaciji da na jednom mjestu upravlja svim poslovnim procesima. To, naravno, čini poslovanje brži, efikasnijim i transparentnijim. Riječ je o naprednim alatima koji tvrtkama omogućavaju čak i automatizaciju financijskih operacija. No, vrlo su učinkoviti i kada se radi o putnim troškovima. Naime, ERP sustavi mogu pomoći i kod analize i izračuna naknadi za troškove putovanja. Ipak, ako vaši zaposlenici putuju češće, vrlo brzo ćete trebati i dodatne funkcije kod analize i izračuna podataka, koje ERP sustavi nemaju.

2. Mobilna rješenja / Cloud rješenja

Dostupne mobilne aplikacije omogućuju zaposlenicima da jednostavnim korištenjem pametnih telefona na jednom mjestu bilježe i čuvaju sve podatke o službenim putovanjima. Ti podatci automatski se sinkroniziraju sa sustavom za evidenciju putnih troškova što povećava transparentnost cijelog procesa.

3. Previđanje troškova pomoću napredne analitike

Trenutno dostupni najnapredniji sustavi za praćenje putnih troškova omogućavaju vam da na bazi prikupljenih podataka predvidite troškove unaprijed. Ovakav pristup cijelom procesu pomaže ostvarivanju uštede i uočavanju potencijalnih problema prije nego oni nastanu. Najvažnije, značajno štedite vrijeme koje bi ste potrošili na analizu tablica s podacima.

Iako su klasično rješavanje putnog naloga i ručni unos podataka o putnim troškovima naizgled jednostavniji, u praksi ovakav pristup ima velik broj pogrešaka. Razlog je jednostavan- ljudski faktor. Kako se posao i tvrtka razvijaju, tako i broj pogrešaka raste što začajno utječe na trošak službenih putovanja i utrošeno vrijeme. Upravo zato ovaj “rutinski” dio ispunjavanja putnog naloga treba pojednostaviti korištenjem dostupnih softverskih rješenja. Na taj način i vaši zaposlenici dobivaju više vremena za posvetiti se povećanju prodaje ili odnosu s klijentima.

Jedno od dostupnih rješenja je GOOMA sustav uz koji putni nalozi i putni troškovi postaju puno jednostavniji. Gooma je tamo gdje i Vaš mobitel i pazi da zabilježite baš svaki važan detalj s poslovnog putovanja.

Treba Vam jednostavan pregled prijeđenih kilometara i vožnji? Pitate se kako izračunati iznose dnevnice ili razdvojiti putni nalog od podataka od loko vožnji?

Javite nam se na gomma@4app.hr ili putem kontakt obrasca i zatražite pristup aplikaciji.

Otkrijte što vam sve nudi GOOMA!

Objava Uz digitalna rješenja putni troškovi postaju jednostavniji pojavila se prvi puta na Gooma.

Arhiva optimizacija putnih troškova - Gooma

Što je management službenih putovanja i zašto ga trebate?