# Staronormalno

Nakon više od godine dana, oko 180 milijuna na svjetskoj i 350 tisuća oboljelih na državnoj razini, svijet polako dolazi do pobjede nad jednom od najopasnijih gospodarskih, zdravstvenih i društvenih ‘pošasti’ u više stotina godina. Pojavom cjepiva, države su krenule s ublažavanjem mjera vezane za koronavirus . Svijet se polako vraća u ono što sada zovemo ‘staro normalno’. S više od četvrtine cijepljenih, Republika Hrvatska stigla je do najslabijih mjera od početka pandemije, a sam time pojavio se novi osjećaj slobode. Stvaraju se prilike i planovi na individualnoj, no i društveno-poslovnoj razini. Planiraju se godišnji odmori, privatna putovanja, službena putovanja i poslovni sastanci, stvaraju se nove poslovne prilike i šire se vidici.

# Aplikacije za planiranje putovanja

Budimo iskreni, bez mobitela ne idete niti ne možete ići nigdje. Iskoristite ga na najbolji mogući način i prije putovanja skinite aplikacije koje vam mogu pomoći kod planiranja putovanja ili na putu. Neke od najboljih aplikacija za putovanje su PackPoint koji vam pomaže u pakiranju i Triposo koji vam daje potencijalne ideje što posjetiti. Također, možete pogledati aplikacije i platforme za lakše planiranje smještaja poput AirBNB ili Bookinga. Puno smještaja na Bookingu trenutno ima opciju besplatnog otkazivanja rezervacije, što je u neizvjesnom ovom dobu odlična opcija. Osim toga, pružaju posebnu podršku vezanu za koronavirus gdje možete vidjeti postoje li kakva ograničenja ili uvjeti za mjesto koje posjećujete.

Još jedna digitalna opcija koje se probajte sjetiti prije puta je Google Traffic. Google Maps se više-manje sjetimo koristiti za dolazak do nepoznate destinacije, no rijetko se tko u uzbuđenju prije putovanja sjeti pogledati stanje na cestama. Navedeno možete vidjeti i na HAK-ovim stranicama, no uz Google Traffic imate jasniji i vizualni pregled.

# Planiraj, rezerviraj, očaraj

S obzirom na mjeru održavanja fizičke distance, u nekim ugostiteljskim objektima ima manje mjesta te se posljedično, zahtijevaju rezervacije dolaska. Ukoliko na službenom putovanju poslovne partnere želite odvesti na popularno ugostiteljsko mjesto ili na godišnjem odmoru imate veliku želju večerati u specifičnom restoranu jer vam je prijatelj rekao da su tamo lignje najbolje, provjerite morate li svoj dolazak prije najaviti. Brojni restorani imaju svoje web stranice gdje možete provjeriti pravila, a ukoliko ste na toj lokaciji više dana, prošećite prije pored restorana i bacite oko na situaciju. Bolje biti pripremljen i isplanirati unaprijed nego se osramotiti pred poslovnim partnerima ili si ne ispuniti veliku želju zbog nedovoljne pripreme.

1.Kakva je poslovna politika tvrtke oko službenih putovanja?

Ukoliko radite u većoj organizaciji, postoji velika šansa da postoji unaprijed definirana poslovna politika tvrtke u vezi poslovnih putovanja. Ova vrsta poslovne politike uključuje pravila koja zaposlenici trebaju poštivati prije, za vrijeme te nakon službenog puta, kao i korisne savjete. Posljednjih mjeseci, mnoga poduzeća koja i nisu imala politiku putovanja, morale su je definirati i prigrliti upravljanje ovim segmentom. Logično je, poslovna putovanja za vrijeme Covid- 19 postavila su nove izazove. Osoba koja se oko toga najčešće brine i koja ima navedene informacije je većinom netko iz HR odjela tvrtke, a osim što vam ona može dati uvid u samu politiku o putovanjima, može vam i reći tko je za što odgovoran. Raspitajte se prije poslovanja i budite svjesni svojih prava, kao i obaveza.

 2. Koji su troškovi poslovnog putovanja pokriveni?

Glavni problem kod poslovnih putovanja je utvrditi koji su to nužni troškovi koje bi organizacija trebala pokriti. Također, dodatan problem nestaje kod ispunjavanja putnih naloga, grešaka koje se u tom procesu dogode i nepotpune evidencije. Naime, da bi poslodavac mogao pokriti troškove putovanja, zaposlenik ih mora vjerodostojno prikazati. Međutim, često se dogodi da izgubimo račune ili ih ne ponesemo, zaboravimo unijeti neko vrijeme stanke, kilometraže ili iznos/račun benzina. Sva sreća, za takve situacije danas postoje odlična automatizirana digitalna rješenja. Sustav za management službenih putovanja Gooma jedno je od njih. Ne samo da omogućuje lakše upravljanje troškovima za vrijeme putovanja,  već je korisna i za evidenciju i obračun putnih naloga nakon putovanja.

8. Što da radim u nepredviđenim slučajevima popust nesreća ili nezgoda?

Jedno od pitanja koja morate postaviti prije poslovnog putovanja je što ako se dogodi neka nenadana, nesretna situacija ili se nađete u opasnosti. Rijetko tko želi razmišljati o lošim scenarijima, no poželjno je i mudro provjeriti s poslodavcem imate li putno osiguranje, što ako dođe do nezgoda u prometu poput prometnih nesreća ili kašnjenja letova te tko je osoba koju možete kontaktirati za pomoć.

9. Imam li unaprijed definiran i popunjen raspored?

Upravljanje vremenom izrazito je bitno u managmentu. Vrijeme je novac i najčešće, sve organizacije se trude što više optimizirati resurse uz što kraće utrošeno vrijeme. Moguće je da je vaš poslovni put kompletno isplaniran, od check in-a u hotelu u 10:00, poslovnog sastanka od 10:20-12:50, ručka u 13 h, kava sa poslovnim parterom od 14:00-14:30, još jednog sastanka, trećeg sastanka u 15:10… shvatili ste što mislimo. Zbog gustog rasporeda i puno obaveza, ponekad nije loše da netko stručan unaprijed definira vaše vrijeme, no u tom slučaju obavezno morate biti upućeni u plan. Zato – tko pita, ne skita!

10. Koja su Covid- 19 pravila u toj regiji?

Nadamo se kako ovo pitanje nećemo još dugo morati postavljati, no trenutno je jedno od bitnijih. Raspitajte se kod poslodavca, u medijima i na internetu koje su najnovije informacije o koronavirusu kakva su pravila te trenutne mjere. Ukoliko putujete u inozemstvo provjerite što je potrebno prije ulaska preko granice, kakve su mjere u državi u koju ulazite te posebice, koje su vaše obaveze nakon povratka. Ukoliko ćete morati ostati u samoizolaciji zbog zaštite drugih oko sebe, bitno je da i vi i vaš poslodavac toga budete svjesni. Planirajte pametno i raspitajte se unaprijed!

Poslovno putovanje može biti izazovno, no i predivno iskustvo. Upoznavanje novih ljudi, edukacije, sastanci i u konačnici, poslovni uspjeh koji se može dogoditi zbog vrhunski odrađenog službenog puta od neprocjenjive su vrijednosti i za vas kao pojedinca te za poslovanje općenito. Kako biste što više razmišljali o poslu, a manje o putnim nalozima, troškovima i obračunima putnih troškova, isprobajte aplikacije koje vam navedeno mogu olakšati.  Gooma sustav samo uključite na mobitelu prije poslovnog putovanja i sve radi za vas, bez obzira gdje se nalazili i kojim prijevoznim sredstvom putovali. Ne vjerujete? Pročitajte kako izgleda putovanje uz takvu aplikaciju, kontaktirajte nas i isprobajte ju besplatno.

Sigurnost prije svega

Kako bi spriječile potencijalno širenje virusa, tvrtke danas moraju raspolagati svim informacija o putovanjima svakog zaposlenika. Sustav za management službenih putovanja ne samo da omogućuje  detaljan uvid u sve podatke vezane uz službena putovanja svakog člana poslovnog tima, nego istovremeno i prati te izračunava putne troškove.

Ovakva rješenja automatiziraju evidenciju i obračun putnih naloga, smanjuju troškove i uklanjaju pogreške u izračunu. Istovremeno, mijenjaju i korporativnu kulturu upravljanja putnim troškovima.

Svi podatci su u svakom trenutku dostupni na zajedničkom poslužitelju i možete im pristupiti sa računala, tableta ili mobilnog uređaja. Uz to, podržavaju sva prijevozna sredstva, evidentiraju promjenu vozila na putu te omogućuju vizualan prikaz ostvarenog puta. Gooma sustav za management službenih putovanja izrađuje detaljnu analitiku službenog putovanja čak i kada ste offline ili se istroši baterija na mobilnom uređaju.

Izvještavanje sa službenog puta

U situacijama poput ove koju je uzrokovala epidemija koronavirusa, službena putovanja dolaze sa velikim rizikom od neočekivanih promjena. Otkazane poslovne konferencije ili pak neplanirani sastanci koja su nužni kako bi se s klijentima dogovorili daljnji uvjeti poslovanja mogu pretvoriti evidenciju putnih troškova u pravi izazov.

Sustav za management službenih putovanja pomaže vam da podatci o službenim putovanjima i troškovima koje ona stvaraju budu jasni i pregledni. Bez obzira na neočekivane okolnosti ili bilo kakve druge promjene.

Uz sustav za management službenih putovanja više nema izgubljenih računa i neplaniranih naknadnih izdataka. Troškovi putovanja postaju pregledniji, a odobravanje putnih naloga brzo i jednostavno. Naime, svaki račun moguće je fotografirati te već tijekom puta unijeti trošak. Istovremeno, evidenciju troškova možete pratiti prema svakom zasebnom projektu, regiji, odjelu ili prodavaču.

Ponovno ocijenite politiku putnih troškova

Koliko god su neugodne, krizne situacije su pravo vrijeme za testiranje učinkovitosti poslovne politike tvrtke. To se odnosi i na politiku putnih troškova. Politika putnih troškova zaposlenicima olakšava cijeli proces oko planiranja puta i naknade troškova putovanja. Učinkovita politika upravljanja putnim troškovima zato mora pružati:

• Organiziran postupak rezervacije putovanja
• Jednostavan postupak nadoknade troškova
• Uštedu
• Sigurnost od prijevara
• Transparentnost u pravilima za zaposlenike kroz jasno navedene sigurnosne postupke

Kako se trenutna krizna situacija odrazila na politiku putnih troškova vaše tvrtke? Je li i na kojim pitanjima dolazilo do problema i zastoja? Odgovori na ova pitanja pomoći će vam da bolje upravljate putnim troškovima u budućnosti.

Sustav za management putnih troškova kao pomoć poslovanju u vrijeme krize

Krizna vremena pred tvrtke stavljaju ogromne izazove. Upravo u ovakvim okolnostima dolaze do izražaja svi eventualni nedostatci u poslovnim politikama i procesima tvrtki. Sustav za management službenih putovanja osigurava da poslovna putovanja, kao neizostavan dio poslovanja, ne postanu izvor neplaniranih i neželjenih troškova u vrijeme kada mnoge tvrtke moraju smanjivati budžete i reducirati troškove.

U normalnim okolnostima, tvrtke koriste ovakva rješenja kako bi uštedjele vrijeme i novac, te jednostavnije upravljale putnim troškovima. No, u kriznim vremenima, sustav za management službenih putovanja omogućuje i puno više od toga. Pružanjem jasnih, točnih i preglednih informacija o tome kada, kako i na koji način nastaju troškovi službenih putovanja, ovakva rješenje pomažu i olakšavaju poslovanje u kriznim vremenima.