Aplikacija za putne naloge? Da! evo i zašto

Kao jedan od sinonima za gubljene dragocjenog vremena u poslovnom svijetu, putni nalozi i obračun putnih troškova danas ipak mogu biti puno jednostavniji.  Ako ste i vi među onima koji su odlučili prebaciti evidenciju putnih troškova u sustav koji štedi vrijeme i daje bolji uvid u podatke,  sigurno ste se zapitali kako to „najbezbolnije“ izvesti.  Što je veća tvrtka, to je i veći broj odjela čiji se podatci prikupljaju i evidentiraju.  Stoga je vrlo važno pronaći sustav koji to sve može pokriti.

Upravo zato je aplikacija za putne naloge postala jedno od sve češćih rješenja na domaćoj poslovnoj sceni.

Novi sustav mora riješiti stare probleme

Novi, napredniji sustav uvijek ima isti cilj.  To je je riješiti sve dosadašnje probleme vezane uz evidenciju i obradu putnih troškova. Nejasna poslovna politika oko putovanja, netransparentni podaci ili kašnjenje u isplatama putnih troškova samo su neki od njih. Zato je prvi, najvažniji korak kod implementacije novog sustava dobro definirati postojeće probleme. Jedino se na takav način mogu kvalitetno riješiti. 

Koliko vaših djelatnika redovno ide na službena putovanja? Tko će upravljati novim sustavom za evidenciju putnih troškova? Ima li ta osoba zadovoljavajuću razinu infromatičke pismenosti? Sve su ovo važna pitanja na koja također morate odgovoriti prije nego aplikacija za putne naloge preuzme analizu i obradu vaših podataka.

Kako bi implementacija dala najbolje moguće rezultate, jednako je važno i da se prethodno upoznate s problemima i potrebama svojih zaposlenika prilikom obračuna putnih troškova. Na taj način i oni će postati zadoviljniji.

Ulaganje u informatičku infrastrukturu je isplativa investicija

Cijena novog sustava za evidenciju putnih troškova ponajviše ovisi o dvije stvari. Prva su, naravno, vaše potrebe. Pri tome mislimo na, primjerice, složenost sustava koji želite uvesti, broj opcija pri obradi podataka koje nudi i sl. Drugo važno pitanje je sama vrsta sustava koji želite implementirati. 

Već gotova aplikacija za putne naloge povoljnije je rješenje od sustava koji odlučite razvijati unutar tvrtke ili rješenja po narudžbi koje se potpuno prilagođava vašem poslovanju, no cjenovno je najzahtjevnije.

U ovoj fazi razmatranja važno je objektivno procijeniti i stanje vaše informatičke infrastrukture. Naime, ovisno o vrsti rješenja kojem težite, potrebna su i određena ulaganja u ovom segmentu poslovanja.  Što je složenije rješenje, potrebno ulaganje je veće. 

Novi sustav treba objediniti sve vaše dosadašnje podatke

Brine vas što će se dogoditi s brojnim Excel tablicama s podatcima o vašim dosadašnjim o poslovnim putovanjima? Baš ništa. Ukoliko se odlučite da je aplikacija za putne naloge sustav preko kojeg ćete od sada rješavati ovo pitanje, svi vaši dosadašnji podatci lako se mogu prenijeti u novi sustav.

Organizacija putnih troškova kroz softverska rješenja nudi brojne prednosti i za one koji poslovno putuju i za one koji troškove prate i obračunavaju. Implementacija takvog rješenja donosi uštedu, veću efikasnost u radu te transparentniji odnos unutar tvrtke.

Želite saznati više o ovakvom rješenju? Obratite nam se kako bismo zajedno utvrdili potrebe vaše tvrtke i pronašli rješenje unutar našeg sustava za praćenje putnih troškova GOOMA.

Istraživanja pokazuju kako će do kraja 2020. godine ukupan iznos korporativnih troškova putovanja na svjetskoj razini doći do brojke od čak 1,6 milijardi dolara godišnje. Da, poslovnih putovanja je zaista mnogo, a putni troškovi uključuju letove, najam automobila, smještaj u hotelu i kotizacije za događanja. 

Jedna od prvih pomisli na poslovni put je silna papirologija koju morate rješavati prije, za vrijeme i po povratku s putovanja. No, što kada bi smo vam rekli da postoji način na koji putni troškovi postaju puno jednostavniji i brži za rješavanje? Ili da dosadnu papirologiju možete riješiti iz automobila?

Način na koji to postaje moguće je primjenom digitalnih rješenja. Kako? Automatizirano praćenje i vođenje putnih troškova cijeli proces čini puno jednostavnijim.  Ovaj trend je aktualan u svijetu posljednjih nekoliko godina.

Ovakva pametna rješenja imaju isti cilj; 

• pojednostaviti unošenje i pregled podataka 
• smanjiti količinu ručnog unosa podataka
• povećati transparentnost.

U nastavku donosimo pregled rješenja koja su dostupna na tržištu.

Dostupni modeli sustava za evidenciju putnih troškova

1. ERP sustav ( Enterprise Resource Planning)

Najjednostavnije rečeno, ERP softver pomaže tvrtki ili organizaciji da na jednom mjestu upravlja svim poslovnim procesima. To, naravno, čini poslovanje brži, efikasnijim i transparentnijim. Riječ je o naprednim alatima koji tvrtkama omogućavaju čak i automatizaciju financijskih operacija. No, vrlo su učinkoviti i kada se radi o putnim troškovima. Naime, ERP sustavi mogu pomoći i kod analize i izračuna naknadi za troškove putovanja. Ipak, ako vaši zaposlenici putuju češće, vrlo brzo ćete trebati i dodatne funkcije kod analize i izračuna podataka, koje ERP sustavi nemaju. 

2. Mobilna rješenja / Cloud rješenja

Dostupne mobilne aplikacije omogućuju zaposlenicima da jednostavnim korištenjem pametnih telefona na jednom mjestu bilježe i čuvaju sve podatke o službenim putovanjima. Ti podatci automatski se sinkroniziraju sa sustavom za evidenciju putnih troškova što povećava transparentnost cijelog procesa. 

3. Previđanje troškova pomoću napredne analitike

Trenutno dostupni najnapredniji sustavi za praćenje putnih troškova omogućavaju vam da na bazi prikupljenih podataka predvidite troškove unaprijed.  Ovakav pristup cijelom procesu pomaže ostvarivanju uštede i uočavanju potencijalnih problema prije nego oni nastanu. Najvažnije, značajno štedite vrijeme koje bi ste potrošili na analizu tablica s podacima.

Iako su klasično rješavanje putnog naloga i ručni unos podataka o putnim troškovima naizgled jednostavniji, u praksi ovakav pristup ima velik broj pogrešaka. Razlog je jednostavan- ljudski faktor. Kako se posao i tvrtka razvijaju, tako i broj pogrešaka raste što začajno utječe na trošak službenih putovanja i utrošeno vrijeme. Upravo zato ovaj „rutinski“ dio ispunjavanja putnog naloga treba pojednostaviti korištenjem dostupnih softverskih rješenja. Na taj način i vaši zaposlenici dobivaju više vremena za posvetiti se povećanju prodaje ili odnosu s klijentima. 

Jedno od dostupnih rješenja je GOOMA sustav uz koji putni nalozi i putni troškovi postaju puno jednostavniji. Gooma je tamo gdje i Vaš mobitel i pazi  da zabilježite baš svaki važan detalj s poslovnog putovanja.

Treba Vam jednostavan pregled prijeđenih kilometara i vožnji? Pitate se kako izračunati iznose dnevnice ili razdvojiti putni nalog od podataka od loko vožnji?

Javite nam se na gomma@4app.hr ili putem kontakt obrasca i zatražite pristup aplikaciji.

Otkrijte što vam sve nudi GOOMA!