Poslovanje u doba koronavirusa: 5 najvažnijih lekcija u godinu dana

1. Dobra komunikacija je ključ poslovnog uspjeha

Bez obzira na poslovnu poziciju, svaki zaposlenik, menadžer ili direktor morao je razvijati i unaprijediti komunikacijske vještine . Koliko se dogovora i planova na dnevnoj bazi u tvrtki dogodi ‘u prolazu’, na pauzi ili za vrijeme ručka? Covid- 19 ukinuo je tu povlasticu i prikovao nas za kilometrima udaljene ekrane. Iako rad od kuće ima svojih benefita, za uspješno poslovno komuniciranje ključno je redovito održavanje sastanaka, dostupnost, često dijeljenje informacija, jasna komunikacija i raspodjela zadataka. Zadovoljava li mail navedeno? Odgovor je negativan.

Programska rješenja kao spas

Poslovni svijet spasila su dobra softverska, odnosno programska rješenja! Iako je na tržištu od 2013. godine, za ZOOM aplikaciju do prošle godine u Hrvatskoj gotovo nitko nije znao. U 2020. godini ovaj je mali softvere sa 10 milijuna dnevnih korisnika doživio skok do čak 300 milijuna ! Osim ZOOM-a, popularnost Microsoft Teamsa  se također iznenada povećala. Jednostavnost video poziva i omogućavanje grupnih sastanaka licem u lice na sigurnoj udaljenosti omogućili su održavanje pozitivnih veza između unutarnjih i vanjskih poslovnih subjekata, kao i pružili mogućnost za aktivno slušanje, dogovore i razmjenu ključnih poslovnih informacija.

5. Korporativna putovanja ni korona ne zaustavlja

Svijet ne može dugo ostati na mjestu. U posljednjih godinu dana prošli smo razne periode strogih te blažih mjera radi zaštite i sigurnosti, no bez obzira na broj zaraženih, ekonomija i tržište nije se moglo u potpunosti stopirati. Kao kotačić koji se okreće, razne su organizacije prolazile uspone i padove. Izvješće o malim i srednjim poduzetnicima 2020. godine CEPOR-a prikazuje kako oni čine čak 99.7% udjela u hrvatskom gospodarstvu. Istraživanja i analize pokazuju kako su upravo mali i srednji poduzetnici bili najugroženiji krizom. Prema sektoru, Covid-19 je najviše utjecao na turističke i ugostiteljske djelatnosti čije je njihovo poslovanje bilo je iznimno reducirano.

S druge strane, poduzeća kojima je poslovanje za vrijeme krize bilo dozvoljeno, borili su se da održe čvrste i pozitivne kontakte sa svojim klijentima i partnerima. U takvoj napetoj i konkurentskoj situaciji, rijetko se koja organizacija ili korporacija odlučila na odgađanje poslovnih sastanaka i putovanja. Ponekad se navedeno nije ni moglo spriječiti. Raspodjela i organizacija djelatnika po raznim lokacijama postala je nešto s čime su se tvrtke borile na svakodnevnoj razini. Bilo je jako bitno smanjiti troškove poslovnih putovanja i pobrinuti se za sigurnost zaposlenika.

Menadžment službenih putovanja

Sustav za menadžment službenih putovanja Gooma olakšao je izračun putnih troškova, a istovremeno pružio uvid u lokacije i podatke o putovanju svakog djelatnika. Na taj način, podigla se razina prevencije i zaštite. S obzirom da se Gooma sustavu može pristupiti sa mobitela, tableta ili računala, zaposlenici su na siguran i jednostavan način mogli unijeti sve troškove, račune i podatke, a obračun bi se automatski izračunao na kraju te bio dostupan računovodstvu tvrtke. Na ovakav način smanjuju se kontakti, a izračun troškova putnih naloga je maksimalno pojednostavljen. Jedan klik, i izvješće je na ekranu osobe kojoj je potrebno.

Poslovali su sretno do kraja krize…

Covid- 19 namučio nas je, no i naučio mnogo. Poduzeća koja su do sada odbijala prilagodbu, u ovih godinu dana morala su je prihvatiti i evoluirati. Oni koji su se razvijali i prihvaćali sve nove trikove tehnologije, morali su pronaći nova poslovna rješenja. Najbolji svjetski analitičari proteklih će godinu dana istraživati još dugo vremena, a kako stvari stoje, s ovom krizom nosit ćemo se još neko vrijeme.

Ostanite hrabri, razvijajte svoje poslovanje i uvijek mislite na to kako ga unaprijediti i biti bolji od konkurencije. Uspjeh je zagarantiran upornima.

A ako trebate digitalno rješenje za vaš poslovni proces, tu smo za vas ?

Zbog čega menadžeri prihvaćaju novu odgovornu funkciju?

Prije nego krenemo razgovarati o uspješnom upravljanju zaposlenicima, treba objasniti zbog čega dio menadžera prihvaća novu odgovornu funkciju kojom nisu u potpunosti zadovoljni. Istraživanja su pokazala da je jedan od najčešćih razloga privlačna plaća. Također, menadžeri često prihvaćaju novu funkciju i zbog napredovanja karijere, a ne zbog toga što zaista žele upravljati timom zaposlenika.

Pomalo je zabrinjavajući podatak da gotovo četvrtina ispitanika smatra da je uspješno upravljanje zaposlenicima značajan problem s kojim ne znaju izaći na kraj. Istovremeno, više od 10 posto menadžera će tek nakon nekog vremena shvatiti da im upravljanje poslovnim timom zapravo predstavlja najveći izazov.

Stresne situacije i uspješno upravljanje zaposlenicima

Prelazak na menadžersku poziciju percipira se kao nagrada za zaposlenika. Međutim većina novih menadžera zapravo ne zna kakve poslove i dužnosti ona podrazumijeva niti hoće li ju moći kvalitetno obavljati.

Upravo zato je iznimno važno da poslodavci prije imenovanja objasne novom menadžeru što se od nje ili njega očekuje. Tek tada osoba može donijeti odluku oko ponuđenog promaknuća i prihvaćanja  odgovornosti te procijeniti hoće li nova funkcija postati preveliko opterećenje.

U situacijama kada su preopterećeni obujmom posla i količinom stresa, značajan dio menadžera je sklon zaboraviti ranije stečene menadžerske vještine. Upravo ovakve okolnosti mogu rezultirati time da počnu upravljati novonastalom situacijom na upitan ili čak neprihvatljiv način. To će naravno rezultirati štetom za čitavo poslovanje tvrtke.

Potaknite poslovnim tim na ostvarivanje većih ciljeva

Uspjeh poslovnog tima u velikoj mjeri ovisi o menadžerovoj sposobnosti upravljanja projektom. Kada su zadatci podijeljeni i projekt je krenuo u realizaciju, menadžer mora  pratiti rad specijalista, osigurati im potrebne resurse, pomagati sa savjetima kada naiđu na poteškoće te rješavati tekuće probleme. U svakom poslu događaju se pogreške.

Jedna od najčešćih grešaka koje menadžeri ovdje rade je da sami ispravljaju greške zaposlenika, umjesto da im pokažu kako naučiti iz njih. Jedino na takav način zaposlenici mogu steći nova znanja iz prakse te spriječiti pojavljivanje istih grešaka u budućnosti.

Otvorena komunikacija gradi povjerenje i pozitivnu radnu atmosferu

Uspješno upravljanje zaposlenicima podrazumijeva stvaranje ugodne radne atmosfere u kojoj je jednostavnije obavljati zadatke. To je nemoguće postići bez izgradnje kvalitetne, otvorene komunikacije i horizontalno i vertikalno. Što to znači? Dobar menadžer zna kako iskomunicirati ključna pitanja ne samo sa svojim zaposlenicima, nego i sa drugim odjelima te sa nadređenima.

Jedino je na takav način moguće motivirati tim za postizanje odličnih rezultata te osigurati potrebne resurse za ostvarenje ciljeva.  Uz to, dobra suradnja sa drugim odjelima pomaže i da se shvati šira slika te dobiju pravovremene informacije potrebne za donošenje ključnih odluka na projektima.

Dobrom argumentacijom menadžer se može i treba izboriti za edukacije, beneficije, povišice i ostale resurse potrebne da bi zadržao kvalitetan tim ljudi koji postiže odlične rezultate.  Konačno, dobra komunikacija unutar poslovnog tima omogućava učinkovitije rješavanje zadataka i projekata. Temelj takvog odnosa su povjerenje, poštivanje i pristupanje ljudima na način na koji želite da se i oni sami ponašaju prema vama.

Nadamo se da smo vam pomogli sa ovim savjetima kako uspješno upravljati zaposlenicima.  A ako vam treba savjet kako pojednostaviti obračun putnih troškova, jednostavno uključite Gooma sustav.

Poboljšani moral poslovnog tima

Poslovni tim koji je izoliran od menadžera, nije upućen u aktualnosti i nema priliku iskomunicirati zabrinutost nekim pitanjem, postaje demotiviran i neproduktivan.

Zbog toga je vrlo važno redovno održavanje sastanaka sa članovima vašeg tima, odnosno da ste im dostupni za razgovor kada je to potrebno. Na taj način oni postaju sigurni da zajedno radite na istom cilju što poboljšava moral.

Kultura učinkovite komunikacije

Ako kao menadžer komunicirate jasno i često, aktivno slušate druge i postavljate relevantna pitanja, stvarate okruženje u kojem će se i drugi početi ponašati po uzoru na vas.

Primjerice, organiziranje komunikacijske radionice je odličan način za razvijanje ustaljene prakse i potrebnih komunikacijskih vještina unutar tima. No, kao i u slučaju bilo koje druge promjene unutar poslovnog kolektiva i ovdje je ključna predanost managementa.

Jasni ciljevi i vizija

Jedna od najtežih stvari za svakog zaposlenika je raditi na novom projektu ili zadatku sa nejasnim uputama. Redovno izvještavanje o aktualnostima koje se tiču projekta usmjeravaju rad čitavog tima.

Dobre komunikacijske vještine u managementu omogućuju da svaki član vašeg tima u svakom trenutku razumije što se od njega očekuje. Na taj način drastično smanjujete nejasnoće te povećavate radnu učinkovitost.

Visoka produktivnost

Jasno i ciljano obavljanje zadataka povećava produktivnost poslovnog tima. Kultura jasne komunikacije i aktivnog slušanja stvara učinkovite poslovne procese i poboljšava preciznost u izvršavanju zadataka.

Učinkovito rješavanje problema

Niti jedan menadžer se ne voli susresti sa zahtjevnim situacijama unutar  tima. Na žalost, čak i u najsložnijim poslovnim timovima to je neizbježno. Ipak, razvijene komunikacijske vještine u managementu, pravovremeno prepoznavanje potencijalnih problema i konflikata te sposobnost vođenja osjetljivih razgovora kojima se nastoje riješiti takve situacije,  smanjuju njihovu štetu na minimum.

Ušteda vremena i resursa

Sve ove prednosti dobrih komunikacijskih vještina na radnom mjestu pridonose uštedi vremena i resursa, povećanju zadovoljstva zaposlenika i stvaranju okružja visoke produktivnosti. Dakle, poslovni tim ali i čitavo poslovanje štedi na vremenu i troškovima pomoću održive kulture komunikacije koja uz to i nagrađuje pojedince.

No, kako ju postići? Evo koje osobine su nužan preduvjet za razvijanje boljih komunikacijskih vještina u managmentu;

Shvaćanje različitih načina komunikacije

Svatko od nas drugačije komunicira. Ako naučite o različitim načinima komunikacije, moći ćete  prepoznati ne samo svoj način, nego i način komunikacije ljudi kojima upravljate. Upravo to je početna točka u procesu usavršavanja komunikacije između menadžera i poslovnog tima.

Sposobnost uočavanja i uklanjanja komunikacijskih prepreka

Prepreke u kvalitetnoj komunikaciji mogu značajno utjecati na produktivnost čitavog kolektiva. To mogu biti nedostatak pozornosti jednog od sugovornika tijekom razgovora, pretjerano korištenje žargona i poštapalica ili nemogućnost razumijevanja tuđe perspektive u određenoj situaciji. Dobre komunikacijske vještine u managementu pomažu da se takve prepreke vrlo jednostavno zaobiđu.

Jasna komunikacija

Svi nastoje biti što jasniji u poslovnoj komunikaciji, no posjedovanje ove komunikacijske vještine često je pravi izazov. Jasne i razumljive poruke predstavljaju srž dobre komunikacije.

Umijeće postavljanja točnih pitanja

Ponekad ključ razumijevanja određenog problema leži u postavljanju pravih pitanja. Ako znate obazrivo postaviti pitanje koje je ključno za rješavanje nekog problema,uštedjet ćete vrijeme i trud cijelom timu.

Sposobnost aktivnog slušanja

Dobar menadžer zna da postoji ogromna razliku između slušanja i čekanja da dođe njegov red za nešto reći. Svima se ponekad zna dogoditi da „odlutaju“ dok im se sugovornik obraća. Baš poput postavljanja točnih pitanja, i aktivno slušanje povećava produktivnost čitavog poslovnog tima.

Neverbalna komunikacija i rapport

U riječniku NLP-a tj. neurolingvističkog programiranja, rapport je uspostavljanje dobrog odnosa s drugima u komunikaciji kroz usklađivanje podsvjesne i neverbalne komunikacije. Kako to postići?

Dovoljno je uskladiti se sa sugovornikom jednim parametrom neverbalne komunikacije. To može biti raspoloženje, visina glasa, držanje tijela ili odabir riječi koje se koriste u komunikaciji. Kroz redovnu komunikaciju, menadžer može uspostaviti rapport sa svakim članom tima.

Upravljanje teškim razgovorima

Dobre komunikacijske vještine u managementu podrazumijevaju i upravljanje teškim razgovorima. Ova sposobnost pomaže u savladavanju prepreka i konfliktnih situacija te smanjuje mogućnost loše izvedbe zadataka.

Još jedna od čestih prepreka bržem obavljanju poslovnih zadataka je obračun putnih troškova. Ipak, ovdje vam komunikacijske vještine neće biti od velike pomoći. Ako tražite način kako uštedjeti vrijeme na ispunjavanju putnih naloga, jednostavno preuzmite besplatnu demo verziju Gooma sustava i naučite kako obračun putnih troškova može biti puno brži i lakši.