# uspješna komunikacija je ključna

Zaposlenici cijene transparentnost, žele biti informirani o poslovnim planovima, kao i dobiti povratnu informaciju o njihovom radu i očekivanjima. Dobar manager ne skriva istinu od svojih zaposlenika. On otvoreno komunicira s njima o trenutnom stanju, obavezama i konačnom rezultatu.
Razumijevanje i upoznavanje zaposlenika bitno je za uspješnu komunikaciju. Ne prihvaćaju svi pohvale ili kritike na isti način, stoga manager ponekad nije samo lider, već je pomalo poput psihologa. No ne brinite, kroz vrijeme i otvoreni razgovor, svi se dovoljno upoznaju i uspiju procijeniti na koji način tko diše. U krajnjem slučaju, za savjete se možete obratiti HR-u organizacije.

Trikovi za uspješno komuniciranje:

• Morate znati što želite reći prije nego što to kažete. Ako vi niste sigurni što želite ili trebate reći, zaposlenici vas neće razumjeti. Prije razgovora sastavite jasnu rečenicu u svojoj glavi i razmislite jesu li sve informacije rečene. U slučaju mail-a, prije nego što u brzini pritisnete sent, pročitajte ga od početka do kraja i ocijenite jeste li rekli ono što ste željeli.
• Razgovarajte samo dok ste smireni. U poslovnom svijetu su procesi često napeti, stoga je nepotrebno da ljutnja unosi dodatnu razinu nemira i stresa u ured.
• Nakon razgovora ili iznošenja nekih informacija, pitajte je li sve bilo jasno.
• Slušajte! Uspješna komunikacija uključuje obje strane, što znači da dobar manager nekada treba šutjeti i poslušati argumente ili ideje druge strane.

# izgradite samopouzdanje

Dobar manager zrači samopouzdanjem. I pri tome ne mislimo na ego ili aroganciju, već na zdravu dozu vjere u sebe. Dobar manager zna koje su mu vještine, što je sposoban i koliko znanja ima. Osoba koja vjeruje u sebe nema problema s poticanjem drugih da napreduju i oko sebe stvara tim gdje se nagrađuje kreativnost i potiče edukacija zaposlenika. Samopouzdani manageri jednostavno donose odluke, otvoreni su za nove ideje i dobro se snalaze pod stresom. Ukratko, uz njih je lijepo raditi, učiti i razvijati se.

Trikovi za više samopouzdanja

• Možda se čini kao self help savjet, no stati ispred ogledala i navesti tri pozitivne stvari o sebi i nije tako teško. Nitko vas ne čuje, nitko ne mora znati. A na taj način gradite pozitivnu sliku o sebi.
• Pitajte druge što im se kod vas sviđa, odnosno što dobro radite. Kao što zaposlenici trebaju čuti pozitivan feedback od vas, i vama je on jednako potreban od njih. Nemojte se ustručavati zatražiti ga!
• Slobodno vrijeme iskoristite za aktivnosti u kojima se osjećate iznadprosječno dobri. Zasigurno postoji nešto za što duboko u sebi mislite da ste bolji od ljudi oko vas i u čemu jednostavno jako uživate.
• Okružite se ljudima koje volite. Oni su uvijek pravi boost za samopouzdanje.

Rad od kuće nije rad po kući

Budimo iskreni, rad od kuće ima svojih benefita. Ušteda vremena na prijevoz, manje brige oko sređivanja i samostalno organiziranje posla samo su neki od njih. Super je što je automobil uvijek pun goriva, što gablec ne mora biti iz pekare i što kava uvijek može biti svježa. Ipak, zanimljivo je da su istraživanja pokazala kako žene manje uživaju u radu od kuće i to zbog kućanskih poslova. Biste li na poslu samoinicijativno krenuli usisavati u radno vrijeme? Najvjerojatnije ne.

Što napraviti?

Bit ćete produktivniji i sretniji radeći od doma ako si strukturirate dan i pridržavate se radne kulture. Radite li od 9, nemojte se buditi u 8:45 već ranije. Ako obavite sitnice po kući prije nego prionete na posao, bit ćete fokusiraniji na radne zadatke. Presvucite pidžamu (da, skroz je super što nitko ne vidi kako ste obučeni, no pidžama nije dobra za vaše mentalno zdravlje). Ako ste pušač, nemojte pušiti u kućnom uredu (zasigurno ne pušite ni na poslu za radnim stolom). Našminkajte se ako vas to veseli. Stavite gel u kosu ako to radite inače za odlazak u ured… Ovakve male sitnice mogu vas napuniti pozitivnom energijom. Napravite si kavu, sjednite za svoj ekran i zanemarite paučinu iza zida sve do pauze.

Za dobro raditi potrebno se dobro odmoriti

Ponekad je problem nedostatak motivacije, a ponekad je problem upravo suprotan. Vjerojatno ste i sami čuli situacije gdje ljudi govore kako od kuće rade dulje i više jer im je tehnologija stalno dostupna. Možda ste to baš vi? Biti radoholičar je u nekim aspektima izuzetno pohvalno. Ipak, ako pretjerate, štetite svojem mentalnom zdravlju i umanjujete svoju poslovnu učinkovitost.

Ukoliko ne možemo odvojiti posao od privatnog vremena, otići na zasluženu pauzu ili ugasiti računalo nakon radnog vremena, povećava se rizik od preopterećenosti i veća šansa burn out-a. U korporativnoj kulturi idealnim radnikom se često zamišlja osoba koja je dostupna u svako vrijeme i upravo je to rad od kuće dodatno potaknuo. Iako su vaš raspored i radni sati fleksibilniji, ne trebate 20 sati dnevno slati mailove i nemojte se osjećati loše ukoliko ne odgovorite na mail u ponoć. San je bitan, a sutra je novi dan.

Najvažnije je da prioritizirate radne zadatke. Stalni multitasking između privatnih obaveza i posla dugoročno stvara veliki pritisak. Dopustite si pauze, odmaknite se od računala, odmorite oči. Napunite baterije šetnjom po svježem zraku. Izađite na terasu, udahnite svjež zrak. Kratki odmak od posla pruža osvježenje, nalet energije i više produktivnosti.

2. Klikom do informacije, Chatbotom do digitalizacije

Što je veći bazen informacija, to je teže pronaći pravu i točnu. Informacije o koronavirusu svakodnevno su se mijenjale i bilo je bitno ostati u toku. Procesom pogrešaka i pogodaka, rješenje se pronašlo u digitalizaciji komunikacije. Popularnost chatbot softvera naglo je porasla. Stimulacija razgovora u izazovnim vremenima olakšala je komunikacijske procese i pristupanje informacijama. „Plug&play“ bot rješenja za Viber i pristupanje preko Viber Communityja svakom je korisniku omogućilo brzo pristupanje svim aktivnim mjerama preko jednog izvora.

Smanjivanje preopterečenost zaposlenika

Ujedno, ova je tehnologija proširila mogućnosti za druga poslovanja koja se često susreću sa istim upitima korisnika. Chatbot smanjuje preopterećenost zaposlenika u službama za korisnike, a oni se mogu posvetiti složenijim upitima i problemima klijenata. Primjerice, kako je pandemija utjecala na sve društvene skupine, njezine posljedice osjetili su i učenici. Kako bi ovogodišnjim maturantima olakšali situaciju i omogućili što jednostavniji pristup informacijama, hrvatski Nacionalni centar za vanjsko vrednovanje i obrazovanje uveo je chatbot- državna matura koji sadrži bazu starih podataka, kao i česta pitanja korisnika. Učenici su dobili olakšan i izravan pristup podacima, a NCVVO je dobio mogućnost za reorganizaciju poslovne strukture. Kroz brojne primjerene, pokazuje se kako je chatbot prikladan način da tvrtka optimizira resurse i minimalizira troškove.

3. Automatizacija poslovnih procesa pojednostavljuje rad

Godina dana Covid- 19 naučila nas je da u radno vrijeme obavljamo previše rutinskih i nepotrebnih zadataka. Poslovanje u doba koronavirusa fokusirano je na upravljanje vremenom, a kako su se mnogi zaposlenici odvojili od svojih ureda i poslovnih resursa, ionako složeni procesi postali su još složeniji. Uz automatizaciju i digitalizaciju procesa stvara se učinkovitija radna okolina i podjela poslova.

Nepotrebno je da jedan papir kruži tvrtkom i prolazi 10 radnih stolova i 20 ruku. Covid-19 je to dokazao. U želji da se minimaliziraju ljudske greške i optimizira radno vrijeme, tvrtke su posegnule za unapređenjem poslovnih softvera i automatizacijom tijeka poslovne dokumentacije . Pregledno sučelje za odobravanje nabave olakšava kontrolu zadataka, dok sustav za odobravanje ulaznih računa omogućuje kontrolu plaćanja i bržu obradu. Uz automatizaciju, kroz softverski prikaz na malom ekranu imate ispisane sve bitne informacije, definiranu hijerarhiju, beskontaktno odobravanje, nadzor te brzu i jednostavnu pretragu dokumenta. Najbolje od svega? Vrijeme i lokacija nisu faktori o kojem trebate brinuti- preko svojeg ekrana imate uvid u cijeli tijek poslovnog procesa.

4. Dobar menadžer = zadovoljni zaposlenici

Upravljanje zaposlenicima je najveći izazov menadžementa i u normalno vrijeme, a posebice kada ga označavamo kao #novonormalno. Dobar menadžer trebao bi se snalaziti u stresnim i kriznim situacijama, no ekstremni uvjeti u kojima smo se našli definiciju stresa podigli su na novu razinu. Lockdown, zatvaranje i ponovno otvaranje pojedinih djelatnosti, briga za sigurnost zaposlenika te stalno poštivanje mjera stožera svim upraviteljima stvorili su pravi izazov. Ili glavobolju, kako želite.

Uspješni menadžeri na vrijeme su shvatili važnost otvorene komunikacije i sastavljanja plana. Svi su zaposlenici trebali biti upućeni u opće upute kako se zaštiti, kako zaštiti druge te kako se ponašati u skladu s mjerama specifičnim za djelatnost i poslovanje tvrtke. Upute i plan se mogao poslati mail-om, jasno i čitko kako bi svakom djelatniku svi koraci bili jasni. Također, neka poduzeća koristila su svoje intranete gdje su po potrebi mogli brzo mijenjati i dodavati informacije.

Menadžeri kao vođe, a ne šefovi

Nije tajna da je Covid-19 kriza utjecala i na mentalno zdravlje, stoga se svjesnost o psihološkom savjetovanju i održavanju grupnih sastanaka na temu pozitivne radne okoline unutar organizacija pojačala. Zadovoljan djelatnik je djelatnik koji ima povjerenja u svoje kolege i poduzeće, a uspješne tvrtke to znaju procijeniti, zaslužiti i sačuvati. Za navedeno, najčešće su zaduženi HR odjeli unutar tvrtke s kojim menadžeri moraju održavati stalne kontakte.

Poslovanje u doba koronavirusa zahtijeva dobro postavljanje prioriteta i čvrstu organizaciju. Biti dobar menadžer značilo je biti dobar lider: davati dobre smjernice, poticati i motivirati zaposlenike te biti objektivan i pružati pravi primjer kojeg će ljudi željeti slijediti. Sva poslovanja imala su menadžere za upravljanje zaposlenicima, ali u vrijeme korone iskristaliziralo se tko su dobri vođe.

#3 Motivirajte poslovni tim na uštedu

Svaki puta kada vaš zaposlenik izabere povoljniju opciju putovanja, to donosi uštedu za cijelu tvrtku. S vremenom, takve se uštede pretvaraju u značajan iznos. Naravno da zaposlenici vjerojatno neće početi samoinicijativno štedjeti na poslovnom putu. No to se može promijeniti ako im date dobru motivaciju i objasnite kako to postići.

Recimo, možete ponuditi poslovnom timu nekoliko različitih načina kako uštedjeti na poslovnim putovanjima. Jedan od njih je ušteda goriva sporijom vožnjom. Na istom popisu može se naći i rezervacija povoljnijeg smještaja. Kako bi ih motivirali na ovakve načine uštede, možete ih nagraditi  polovicom ušteđenog iznosa kao bonusom ili čak slobodnim danom. Bilo što, što će ih potaknuti na takvo ponašanje i u budućnosti.

Osim toga, razmislite i korištenju programa nagrađivanja. Ne koštaju vas ništa da im se priključite, a jednom kada se nakupe bodovi od rezervacija letova, možete ih iskoristiti za popust koji će biti dobra kompenzacija za veći trošak smještaja ili rent-a-car usluga.

#4 Omogućite zaposlenicima da budu produktivniji na putu

Jedan od načina kako možete dugoročno uštedjeti na poslovnim putovanjima je da omogućite poslovnom timu da bude produktivniji tijekom putovanja.  Prije svega, to znači da ih rasteretite od zamornih zadataka koji troše njihovo vrijeme i nemaju veze sa glavnim ciljem putovanja.

Obračun dnevnica i evidencija putnih troškova su sigurno na tom popisu. Ako zaposlenik troši svoje vrijeme na traženje izgubljenog računa od vinjete ili se pokušava sjetiti kada je prešao granicu, njegov fokus sigurno više nije na poslu.  Pri tome ne treba zaboraviti da klasična varijanta računanja ovih brojki „na papiru“ dolazi i sa čestim pogreškama zbog kojih će sigurno morati i ponoviti cijeli postupak. Sve ovo može biti vrlo komplicirano i naporno, ali i ne mora.

Sustav za management putnih troškova je pametno rješenje za sve koji gube sate i sate na obračun prijeđenih kilometara, troškova i iznosa dnevnica. Pomoću aplikacije koja sve ovo radi automatski, vaši zaposlenici moći će se više posvetiti svom poslu, klijentima i suradnicima, zbog čega su na prvom mjestu krenuli na službeno putovanje.

#2 Manji troškovi poslovanja i fleksibilnija suradnja sa vrhunskim stručnjacima

Outsourcing smanjuje operativne troškove te pretvara fiksne troškove u varijabilne. Na taj način povećava se fleksibilnost i kompetitivnost tvrtke te profit. Osim toga, omogućuje tvrtkama da iskoriste znanje vrhunskih specijalista iz nekog područja, bez da ih moraju zapošljavati. Ovakav koncept suradnje tvrtkama je isplativiji, jer im njihove usluge trebaju samo na određenom projektu i poslu.

Ukoliko odlučite zaposliti „vanjskog“ stručnjaka na određenom projektu, nakon dovršetka posla nemate obavezu zadržavanja te osobe.  Osim ako za to zaista nema potrebe. Na taj način, lakše je i prekinuti suradnju.

Zbog sve većeg broja tvrtki koje žele optimizirati poslovne procese, danas su sve traženije outsourcing usluge povezane s digitalnom tehnologijom. Tvrtke imaju i sve veću potrebu za uslugama analitike „big data“, koja im pomaže u povećanju prihoda i stvaranju novih poslovnih prilika.

Specifična outsourcing znanja postala su vrlo tražena i u kreiranju nove poslovne strategije. Koriste se i u uslugama povezanima s regulativama i usklađivanjem sa zakonskim izmjenama, optimizacijom poslovnih procesa poput implementacije ERP sustava ili povećavanjem poslovne učinkovitosti.

#3 Manji operativni rizik

Operativni rizik je rizik od gubitka koji nastaje kao posljedica neodgovarajućih procesa ili  ljudskih pogrešaka, unutar tvrtke ili izvan nje. Outsourcing smanjuje operativni rizik. Naime, aangažiranjem vanjskih stručnjaka menadžment više ne mora nadzirati čitav projekt. Nego samo je li dovršen zadovoljavajuće, u roku i prema ugovorenim uvjetima.

Ooutsourcing se pokazao vrlo koristan i za tvrtke koje žele održati manji broj zaposlenika i izbjeći složenu korporativnu strukturu. Manjim i srednjim tvrtkama pomaže i da se lakše fokusiraju na ključne poslove te optimalno rasporede kadar i resurse. Osim toga, pokazao se i kao vrlo učinkovita pomoć u reorganizaciji poslovanja.

#4 Bolja usluga i veće zadovoljstvo klijenata

Zahvaljujući specifičnom znanju i stručnosti, outsourcing partneri će zadatke obaviti brže i kvalitetnije od zaposlenika koji možda nemaju potrebna znanja i iskustvo. Na taj način vam pomažu da u kraćem roku pretvorite poslovne ideje u stvarne proizvode te povećate dodanu vrijednost.

Brže i kvalitetnije obavljanje zadataka i projekata smanjuje vrijeme koje je potrebno da konačni proizvodi stignu na tržište. Upravo kroz takav pristup ne samo da poboljšavate kompletnu kvalitetu usluge vaše tvrtke, nego podižete i razinu zadovoljstva klijenata i kupaca.

2.Očekujte najgore

Krizni menadžment od vas zahtjeva uspješno upravljanje situacijama u kakvima se inače ne nalazite. Redovni sastanci sa PR timom, razmatranje situacija iz koje mogu nastati problemi te razrada potencijalno najgoreg scenarija jedan je od najboljih načina da se za njih pripremite na vrijeme.

Ovakvi sastanci vam čak mogu pomoći da smanjite štetu u potencijalno katastrofalnim situacijama. Naime, kroz razradu različitih potencijalnih scenarija možete lakše ocijeniti vaše postojeće poslovne procese i predvidjeti kako će funkcionirati u vrijeme krize.

Posao PR stručnjaka je prepoznati probleme prije nego nastanu i trebate iskoristiti ovu njihovu vještinu prije nego krizna situacija nastane.

3.Budite informirani

Onog trenutka kada saznate za problem ili incident koji može imati negativne posljedice za vaše poslovanje morate stalno biti informirani. To znači biti u kontaktu sa zaposlenicima koji su upoznati sa svim detaljima i okolnostima oko nastanka problema.

Pravovremene informacije pomažu vam i da riješite problem prije nego on preraste u kriznu situaciju. Recimo da ste saznali za vrlo negativnu kritiku nezadovoljnog korisnika ili klijenta. Odmah reagirajte, kontaktirajte klijenta i zamolite ga da se sastanete osobno.

Ponudite mu nekoliko rješenja, povrat novca, popust ili bilo koju drugu pogodnost koja će smiriti situaciju prije nego njegovo negativno iskustvo postane loša reputacija. Ukoliko se radi o internom incidentu, okupite cijeli poslovni tim i razgovarajte sa svakim zaposlenikom kako bi utvrdili što se zaista dogodilo.

4.Poslovni tim mora biti u tijeku s događanjima

U trenutku kada se borite sa kriznom situacijom, vrlo je lako zaboraviti na to kako ona utječe na vaše zaposlenike. No, držati vaš poslovni tim u tijeku sa nastalom situacijom jednako je važno kao i komunicirati sa medijima ili korisnicima.

Zadnja stvar koja vam treba je da nezadovoljni zaposlenik odluči dati izjavu medijima i iznijeti svoje viđenje trenutne situacije. Takvi istupi mogu samo pogoršati cijelu situaciju. Upravo zato redovno informirajte zaposlenike, dioničare te sve ostale zainteresirane strane o tome što se događa. Pokažite im da vam je stalo da budu u tijeku i kako je situacija pod kontrolom. Šutnja i zadržavanje informacija samo će povećati njihovu nervozu i osjećaj neizvjesnosti.